* Pour la Faculté des sciences économiques, sociales, politiques et de communication (ESPO), du Secteur des sciences humaines (SSH)
* Site principal : Louvain-la-Neuve
* Contrat à temps partiel (80%), pour une durée indéterminée
* Dès que possible à partir du 05/05/2025
Contexte / Mission
La fonction s'exerce au sein de l'école des sciences économiques / Louvain School of Economics (ESL), une des sept écoles de la faculté des sciences économiques, sociales, politiques et de communication (ESPO).
Sous la responsabilité fonctionnelle de la responsable administrative de la Louvain School of Economics, le·la gestionnaire assure comme mission principale la gestion administrative du parcours étudiant·e.
Le·la gestionnaire travaillera en collaboration étroite avec les membres de l'équipe (responsable administratif·ve, coordinateur·trice des relations internationales, assistant·e administratif·ve).
Fonction
Soutien administratif à la gestion étudiante des Masters en Sciences économiques :
* Accueillir et informer les étudiant·es ;
* Assurer la gestion du programme annuel de l'étudiant·e (PAE) et la gestion administrative de son dossier tout au long de l'année académique (support administratif aux commissions de programme, vérification des inscriptions aux cours, aux examens, gestion des requêtes programme…) ;
* Assurer la gestion du processus mémoire (encodage des sujets, gestion des dépôts, organisation des défenses, communication avec les professeur·es) ;
* Préparer les délibérations : préparer les réunions du jury restreint et les délibérations (encodage et vérification des notes d'examens) et assurer le suivi des résultats ;
* Préparer la rentrée académique : préparer les documents utiles aux séances d'information de rentrée et aux divers processus liés aux parcours étudiant·es ;
* Produire des diplômes et des attestations ;
* Support aux professeur·es de l'ESL : communication, impressions de copies, rappel de procédures et échéances ;
* Appui pour l'organisation des sessions d'examens : reproduction de copies, modifications d'horaires, gestion des certificats médicaux, etc.
* Contribuer à la gestion d'activités transversales :
- Gestion du site Web : actualisation de l'information destinée aux étudiant·es sur les pages ESL
- Relecture des supports d'information (brochures, vademecum, etc.)
- Préparation de la cérémonie des diplômes et participation à l'organisation de l'évènement
- Aide dans l'organisation des séances de promotion des Masters ESL.
Cette description de fonction n'est pas exhaustive et est susceptible d'évoluer en fonction des besoins de l'entité.
Qualifications et aptitudes requises
* Diplôme de bachelier (ou graduat) avec expérience en lien avec la fonction.
* Aptitude à maîtriser les outils informatiques courants et les logiciels spécifiques à utiliser dans le cadre de la fonction (EPC, OSIS notamment).
* La connaissance de Drupal et/ou de logiciels liés à la communication (Genially, Infogram, …) est un atout.
* Autonomie, sens des responsabilités, rigueur, régularité, soin, discrétion.
* Excellentes capacités relationnelles (capacité d'interagir à tous niveaux, en interne et en externe) et d'intégration au sein d'une équipe.
* Capacités avérées d'accueil, d'écoute et de communication professionnelle.
* Maîtrise de l'anglais (min. B2)
* Capacité à travailler dans l'urgence, respect des contraintes liées au calendrier académique, souplesse dans l'organisation du travail, gestion des priorités.
Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.