Documentalist(e) (V/M/X)
Solliciteren tot: 29 september 2024
Omgeving
De Nationale Bank van België (NBB) zoekt een documentalist(e) voor haar Juridische dienst.
De Juridische dienst heeft een algemene opdracht inzake advies, expertise en bijstand in de verschillende rechtsdomeinen, die op een onafhankelijke manier van de operationele diensten wordt uitgevoerd.
Het verlenen van juridische diensten van hoge kwaliteit vereist toegang tot de meest recente doctrine en jurisprudentie. Daarnaast vereist dit ook een efficiënt documentenbeheer en administratieve follow-up.
De hoofdsectie Documentatie en Secretariaat staat in voor het beheer van de juridische bibliotheek, het beheer en de verspreiding van juridische informatie en meer in het algemeen de administratieve bijstand aan de juristen van de Juridische dienst.
Functie
Je maakt deel uit van een team van 8 personen, die samen de hoofdsectie Documentatie en Secretariaat vormen. Zij staan in voor de dagelijkse administratieve en organisatorische ondersteuning van de dienst. Als documentalist(e):
1. volg je de wetgeving, de jurisprudentie en doctrine op en verzamel je relevante en actuele artikels in de officiële kranten en juridische bladen om deze te delen met de juristen
2. ben je verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van meerdere juristen wat o.a. het nalezen en in vorm brengen van nota’s en brieven inhoudt, het canvas opstellen van de notulen voor het directiecomité, het beheer van agenda’s en de organisatie van interne en externe vergaderingen (toegang, catering, ...), de verspreiding, het klassement en het archiveren van documenten (papier en SharePoint)
3. beheer je de groepsmailboxen van de dienst
4. behandel je de binnenkomende en uitgaande correspondentie
5. organiseer je reizen en inschrijvingen tot opleidingen, verwerkt kostennota’s en bestelt kantoorbenodigdheden
6. ben je verantwoordelijk voor de administratieve verwerking van de facturen van de afdeling in overeenstemming met de begrotingsprocedure
7. neem je deel aan de administratieve en logistieke voorbereiding van de werkzaamheden van het auditoraat en de Sanctiecommissie.
Profiel
8. je bent houder van een bachelordiploma organisatie & management/office management of evenwaardig of je beschikt over een gelijkwaardige werkervaring
9. je hebt een goede kennis van het Nederlands en het Frans (niveau B1) en een basiskennis van het Engels
10. je bent discreet en aandachtig voor het beroepsgeheim waartoe de personeelsleden gehouden zijn
11. je hebt een zeer goede kennis van de gebruikelijke Office-365 toepassingen (Word, Outlook, PowerPoint, Excel, SharePoint, Teams, OneNote)
12. je hebt een collegiale en teamgerichte houding, je bent van nature kritisch, gedreven door verbetering en innovatie, maar je houdt ook van een cultuur waarin overleg en samenwerking belangrijk zijn
13. je bent in staat je eigen werkmethode en planning te bepalen om de gestelde doelen te bereiken en verantwoordelijkheidszin te tonen
14. je hebt een projectmatige aanpak en bent in staat contacten te onderhouden (ook met externe partners: ECB en advocatenkantoren);
15. je bent flexibel, efficiënt en stressbestendig
16. je bent creatief en oplossingsgericht ingesteld.
Waarom kiezen voor de NBB?
17. een aantrekkelijk loon en tal van bovenwettelijke voordelen (groepsverzekering, uitgebreide hospitalisatieverzekering, iPhone met abonnement...) en een goed evenwicht tussen werk- en privéleven evenals de mogelijkheid tot thuiswerk
18. een echte carrière: de NBB biedt je de mogelijkheid om je voortdurend te blijven ontwikkelen. We bieden je een breed scala aan opleidingen om de vaardigheden te verwerven die je nodig hebt om je carrière verder uit te bouwen
19. een unieke job, waar we onze kennis en expertise ten dienste stellen van de maatschappij
20. een plek waar je initiatief kan nemen en wordt aangemoedigd om te laten zien wat je kunt
21. een fijne, collegiale en dynamische werksfeer
22. aandacht voor je welzijn: om ervoor te zorgen dat je je goed voelt op de werkvloer en in je thuisomgeving, biedt de NBB een ruim aanbod aan sportactiviteiten (fitnessruimte, groepslessen…), culturele activiteiten en inspirerende workshops.
Alleen de kandidaturen die vergezeld gaan van een CV en een kopie van het/de diploma('s), komen in aanmerking. Buitenlandse diploma’s zijn enkel geldig in combinatie met een gelijkwaardigheidsattest.