Ben jij een proactieve en georganiseerde professional met uitstekende communicatieve vaardigheden? Wil jij een sleutelrol spelen binnen een internationale organisatie? Dan is deze functie iets voor jou!
Wij zoeken een Executive and Communications Assistant ter ondersteuning van de Cluster Managing Director van onze Western Europe Cluster (België, Frankrijk, Luxemburg en Nederland).
In deze rol zorg je voor een efficiënte organisatie van zijn dagelijkse werkzaamheden en draag je bij aan een soepele samenwerking binnen de cluster.
Als Executive & Communication Assistant ben je een onmisbare schakel in onze organisatie. Je ondersteunt de Cluster Managing Director met administratieve, organisatorische en communicatieve taken. Je weet precies wat er speelt en zorgt met duidelijke interne communicatie voor verbinding en succesvolle samenwerking in de cluster-organisatie.
Interne communicatie & Coördinatie
* Je verzorgt de interne communicatie, zoals nieuwsbrieven, intranetberichten en video-updates.
* Je ondersteunt bij het opstellen en redigeren van documenten, rapporten en presentaties.
* Je coördineert en organiseer regionale vergaderingen en events, zowel op locatie als digitaal.
Executive ondersteuning
* Je beheert de complexe agenda van de Managing Director, en eventueel van andere MT-leden, en zorg voor een optimale planning. Ook zorg je voor de voorbereiding van de presentaties en vergaderingen.
* Je onderhoudt contacten met interne en externe stakeholders.
Evenementen & reismanagement
* Je plant en organiseert (internationale) vergaderingen en evenementen.
* Je regelt reis- en verblijfarrangementen voor de Managing Director en andere MT-leden van het cluster.
Projectmanagement
* Je volgt belangrijke initiatieven en projecten binnen het cluster op en zorgt dat deadlines gehaald worden.
* Je ondersteunt bij het verzamelen en analyseren van data voor rapportages.
Discretie & betrouwbaarheid
* Je beheert vertrouwelijke informatie met de hoogste mate van integriteit en bent een betrouwbare sparringpartner voor de Managing Director.
Wat breng je mee?
Je zet graag een stap extra, of dat nu is door een vergadering perfect voor te bereiden of naadloos samen te werken met een lokaal evenemententeam. Je weet wanneer je een servicegerichte houding moet aannemen en wanneer je jezelf moet laten gelden. Daarnaast blijf je op de hoogte van de laatste trends, zoals digitalisering en AI, om je werk continu te verbeteren.
Jouw kwalificaties:
* Bachelor-diploma of gelijkwaardige ervaring in bedrijfskunde, communicatie of een gerelateerd vakgebied.
* Minimaal 5 jaar ervaring als Executive Assistant, bij voorkeur in ondersteuning van senior executives binnen een internationale of regionale organisatie.
* Sterke communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling, in Engels, Nederlands en Frans.
* Uitstekende organisatorische en timemanagement-vaardigheden, met het vermogen om effectief te prioriteren in een dynamische omgeving.
* Sterke vaardigheid in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) en MS Teams en SharePoint.
* Bewezen vermogen om discreet te werken, gevoelige informatie te beheren en vertrouwen op te bouwen met stakeholders.
* Een proactieve mindset, met uitstekende probleemoplossende vaardigheden en oog voor detail.
* Je woont in België, Frankrijk, Luxemburg of Nederland.
Bij Miele werk je in een professionele, internationale omgeving, terwijl je de warmte en betrokkenheid van een familiebedrijf ervaart.
“Succes binnen elke organisatie hangt af van open communicatie en sterke samenwerking. Als onze Executive Assistant speel jij hierin een sleutelrol.”
Stefan Verhoeven, Managing Director Western Europe Cluster, Miele Group
Rapporteren, Planning, Nieuwsbrief, Nederlands, Frans, Samenwerken, Reismanagement, Management, Reismanagement, Discretie, Samenwerken, Frans, Sharepoint, Bedrijfsvoering, Communicatie, Outlook, Projectmanagement, MS Office Suite, Administratie, Redactiewerk, Communicatie, Engelse taal, Nederlands, MS Excel, PowerPoint