Assistant technique & administratif (H/F/X)
About the job
Nous recherchons, pour l’un de nos clients situé dans la région de Seraing, un(e) Assistant(e) Technique et Administratif(ve) (H/F/X).
Your responsibilities
Missions principales
Gestion et suivi administratif du département E&C
* Agir en tant que personne de référence pour les équipes sur les questions administratives du département et de l’entreprise.
* Planifier et organiser les déplacements et séminaires (réservations d’hôtel, transports, salles de réunion, communication aux services concernés, etc.).
* Veiller au bon fonctionnement de la cellule ATS (Administrative and Technical Support) et assurer la gestion des processus administratifs complexes (facturation, commandes, informations d’analyse, etc.).
Soutien administratif aux chefs de projet
* Rédiger et constituer les dossiers d’appels d’offres.
* Mettre à jour les données des projets sur la plateforme dédiée.
* Assurer le suivi de l’approbation des factures et effectuer les relances si nécessaire.
* Suivre et justifier les dépassements budgétaires des projets et en assurer le reporting auprès du Manager E&C.
Appui administratif au Manager E&C
* Réaliser diverses tâches administratives à la demande du responsable (ex. : notes de frais, création de prestations, validation des demandes d’achats, etc.).
* Planifier et organiser les réunions et rendez-vous en fonction des priorités et de l’importance des sujets.
* Compiler les données relatives aux prestations des équipes E&C sur les différents projets.
Gestion logistique du matériel et des locaux
* Passer les commandes de matériel et de mobilier via le service des achats techniques.
* Assurer la coordination avec les services concernés pour les réparations et commandes de fournitures.
Suivi des pointages et des absences
* Vérifier les pointages et faire signer les états de présence mensuels des employés et intérimaires.
* Assurer le suivi administratif des congés maladie et des anomalies pour le service.
* Vérifier les heures prestées des intérimaires, contrôler les montants et assurer la mise à jour des commandes.
* Mettre à jour le tableau mensuel des coûts et des heures prestées du bureau d’études pour le contrôle de gestion.
Qualifications
Profil recherché
* Contrat : Temps plein (37h/semaine) – Mission de minimum 6 mois
* Formation : Bachelier en secrétariat, gestion administrative ou dans un domaine technique
* Expérience : Une première expérience dans un poste similaire, idéalement au sein d’un bureau d’études, est un atout
* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et du logiciel SAP. Excellente gestion du temps et capacité à travailler sous pression tout en respectant les délais. Aisance rédactionnelle et bonnes compétences en communication, tant en interne qu’avec les clients et partenaires externes. La maîtrise de l’anglais constitue un atout.
* Autonomie et rigueur, sens du détail et esprit d’équipe sont des qualités essentielles pour ce poste.
Development and growth
Le client offre une mission de remplacement d'au moins 6 mois à temps plein, accompagnée d'une rémunération attractive. Intéressé(e) ? Postulez dès maintenant en envoyant votre CV à l'adresse suivante : Liege.office@itzu.eu !