1. Je werkt op bachelor niveau en je hebt bij voorkeur 2 tot 3 jaar relevante ervaring.
2. Je hebt kennis van of ervaring met algemene HR tools en je bent bereid om je te verdiepen in de regelgeving en structuur van KU Leuven.
3. Je hebt een oog voor detail, je bent kritisch, gestructureerd en werkt met een grote mate van nauwkeurigheid.
4. Je houdt van zowel zelfstandig als in teamverband werken.
5. Je hebt de drive om kwaliteit te leveren in een omgeving in verandering.
6. Je werkt zeer klantgericht, je kan helder, overtuigend en tactvol communiceren.
7. Je bent flexibel, nauwkeurig, stressbestendig en denkt steeds oplossingsgericht.
8. Je kan op een professionele wijze omgaan met een veelheid aan confidentiële gegevens.
9. Je kan werken met verschillende MS Office toepassingen. Kennis van SAP is een pluspunt.
10. Je communiceert vlot in het Nederlands en Engels.
11. Je voert een breed scala aan taken uit binnen het team personeelsgegevens, waaronder de registratie van nieuwe aanstellingen, heraanwervingen, verlengingen van overeenkomsten, bijkomende aanstellingen of wijzigingen in tewerkstelling. Je maakt hiervoor eveneens de bijhorende overeenkomsten of bijlages op.
12. Je zorgt voor de correcte registratie van privé-gebeurtenissen en persoonsgegevens.
13. Je maakt attesten en verklaringen op (mutualiteit, tewerkstelling,…).
14. Je zorgt, samen met je collega's, voor een backup systeem voor alle taken binnen je team.
15. Je neemt deel aan (cross)team overlegmomenten.
16. Je werkt mee aan testsessies vanuit jouw expertise binnen personeelsgegevens om nieuwe/gewijzigde functionaliteiten te valideren.
17. Je wordt als 2de lijn geraadpleegd door de HR-adviseurs bij meer gespecialiseerde vragen van medewerkers over hun overeenkomsten of persoonsgegevens.
18. Je signaleert knelpunten, noden en opportuniteiten, doet verbetervoorstellen en draagt bij aan een continue verbetering van de interne werkprocessen van jouw team.
19. Je zet jouw technische expertise van sociale wetgeving in bij het uitvoeren van je activiteiten en waakt over de correcte toepassing van regelgeving en beleidsbeslissingen.
Ja, werken aan KU Leuven is best uniek. Hoe dat komt? Omdat je er telkens weer nieuwe uitdagingen vindt. Omdat je er jezelf ontdekt, je grenzen verlegt, je ambities waarmaakt. Werken aan de KU Leuven betekent dat je, direct of indirect, bijdraagt aan kwalitatief, innovatief onderwijs en wetenschappelijk onderzoek. Werk met maatschappelijke relevantie, in een werkomgeving waarin iedereen uitgenodigd wordt om vanuit de eigen rol actief deel te nemen aan beleidsontwikkeling en besluitvorming.Dagelijks werken meer dan 16.000 collega’s met meer dan 100 nationaliteiten samen aan het waarmaken van onze ambities. De Personeelsdienst vervult hierbij een belangrijke rol in het ondersteunen van de organisatie en het uitbouwen en implementeren van het personeelsbeleid naar de verschillende personeelsgroepen. Het HR-servicecentrum ondersteunt medewerkers van hun eerste werkdag tot hun volledige loopbaan bij KU Leuven. Van informatie en advies over alle mogelijke HR-gerelateerde onderwerpen tot salarisverwerking en sociaalrechtelijke verplichtingen, is het HR-servicecentrum een betrouwbare partner.Ons organisatorisch model focust sterk op kwaliteit, efficiëntie en specialisatie binnen de verschillende teams. Het HR-servicecentrum bestaat uit vijf teams, waaronder drie operationele teams: personeelsgegevens, tijdsbeheer en loonbeheer met daarnaast het team van HR-adviseurs en het team van business analisten. Voor het team Personeelsgegevens zoeken we een HR-dossierbeheerder om ons team te versterken. Als HR-dossierbeheerder personeelsgegevens bij KU Leuven speel je een cruciale rol in het administratieve luik binnen het payroll proces. Je zorgt ervoor dat alle gegevens correct verwerkt worden, volgt de verwerking ervan op door nauwkeurige controles uit te voeren en draagt proactief bij aan het verbeteren van onze administratieve processen.
Voor deze functie bieden we jou een voltijdse arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur. Wat mag je verwachten? Een boeiende en gevarieerde job waarin je volop kansen krijgt om verantwoordelijkheid op te nemen en jezelf professioneel te ontwikkelen. We voorzien inhouse training om de complexiteit van KU Leuven te leren kennen en aan de hand van een on-the-job training leer je alle aspecten van jouw domein. Bovendien werk je in een inspirerende, autoluwe omgeving in het hart van Leuven, een stad die bruist van leven en innovatie.
Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 4. Details omtrent de arbeidsvoorwaarden kan je terugvinden op onze jobsite.