Je rol
1. Aan het onthaal ben je de stem en het gezicht van ons kantoor:
2. Je ontvangt de cliënten op een vriendelijke en correcte manier en beantwoordt binnenkomende telefonische oproepen vlot en professioneel.
3. Je fungeert als contactpersoon voor de leveranciers van kantoormateriaal.
4. Je draagt zorg voor de uitgaande post.
5. Je biedt administratieve ondersteuning aan je collega’s en aan de notarissen:
6. Je identificeert nieuwe cliënten en creëert hun dossiers digitaal (inlezen van ID-kaarten en bewaren van identiteitsgegevens in de dossiersoftware).
7. Je vult de dossiers aan door inkomende documenten (in te scannen) en op te slaan.
8. Je plant afspraken in voor de notarissen.
9. Je volgt de centrale mailbox van het kantoor op.
10. Je draagt zorg voor de uitgaane post.
11. Je klasseert en archiveert afgesloten dossiers.
12. Zodra je volledig operationeel bent, krijg je de kans om nieuwe kennis op te doen en begeleiden we je om bijkomende taken op te nemen. Indien je hiermee reeds ervaring hebt is dit een pluspunt en kan je daarmee onmiddellijk aan de slag : pre-akte taken : ondersteuning van de dossierbeheerders door de nodige administratieve opzoekingen uit te voeren ter voorbereiding van de akte.post-akte taken : registratie van de akte en andere administratieve formaliteiten na de akte (hypotheekkantoor, Belgisch Staatsblad, etc), boeken van de aktekosten.
Je profiel
13. Idealiter heb je een opleiding als onthaalmedewerker of als management assistant gevolgd.
14. Je hebt ervaring als receptioniste in een juridische sector of je wenst het notariaat te ontdekken. Wij zullen sowieso ons uiterste best doen om van je ervaring samen een succes te maken.
15. Je kan goed overweg met de courante informaticatoepassingen (Microsoft Office) en bent bereid om nieuwe toepassingen (Supermedewerker van Dataconsult) aan te leren.
16. Je hebt een voldoende (basis)kennis van het Frans en het Engels.
17. Je bent matuur en discreet.
18. Je hebt een open, vriendelijke en klantgerichte persoonlijkheid.
19. Je kunt je gemakkelijk integreren in een team en houdt van het contact met klanten.
Wij bieden
20. een voltijds contract van onbepaalde duur, 37u30 te presteren in 5 dagen
21. een correct loon in overeenstemming met je ervaring en verantwoordelijkheden
22. talrijke voordelen eigen aan de sector en aan het kantoor: maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, aanvullend pensioenplan, verplaatsingsonkosten en ecocheques
23. een aangename werkomgeving, voorzien van alle tools om in de beste omstandigheden te kunnen werken
24. diverse opleidingsmogelijkheden en ruimte voor persoonlijke ontwikkeling
25. een flexibel en gezinsvriendelijk arbeidsregime rekening houdend met de goede werking van het kantoor