* Pour la Faculté des sciences économiques, sociales, politiques et de communication (ESPO), du Secteur des sciences humaines (SSH)
* Site principal : Louvain-la-Neuve
* Contrat à temps partiel (85%), pour une durée indéterminée
* Entrée en fonction : dès que possible
Contexte / Mission
La fonction s’exerce au sein de l’école des sciences économiques /Economics School of Louvain (ESL), une des sept écoles de la faculté des sciences économiques, sociales, politiques et de communication (ESPO).
Responsable administratif·ve du secrétariat de l’école ESL, le ou la collaborateur·trice travaillera sous la responsabilité hiérarchique de la directrice administrative de la faculté, et sous la responsabilité fonctionnelle du président de l’école.
Contexte :
L’ESL co-organise avec la LSM les bacheliers en économie et gestion ECGE et INGE, les plus importants de la Faculté ESPO avec 950 étudiant·es dans le bac ECGE et 781 étudiant·es dans le bac INGE (soit au total 60% des étudiant·es en bac en ESPO). L’école est également en charge de plusieurs masters (1 Master 60, 1 Masters 120 à finalité spécialisée, 2 Masters 120 à finalité approfondie). L’ESL collabore étroitement avec l’ESN (UNamur) sur ces masters et sur un advanced Master 60 in international and development economics. L’ESL co-organise 7 joint-degrees à l’international dont le master QEM au sein d’un consortium de cinq universités (Barcelone, Paris, Louvain-la-Neuve, Varsovie et Venise). L’ESL compte également un programme doctoral avec plus de 47 thèses en cours et une école doctorale conjointe avec l’UNamur, l’ULB et la KUL. L’ESL se caractérise par un fort degré d’internationalisation, tant au niveau du corps enseignant que de ses étudiant·es ; plus de 45% ces derniers sont non-francophones. L’ESL assure aussi une insertion rapide à l’emploi avec plus de 90% de ses diplômé·es à l’emploi dans les six mois de leur diplomation et 55% ayant signé un contrat avant diplomation.
Dans ce contexte spécifique, le ou la collaborateur·trice assurera les missions suivantes :
- La direction et la coordination administrative du secrétariat de l’école ;
- Le support à la mission d’enseignement de l’école et l’accompagnement des parcours d’étudiant·es.
- L’animation et la gestion de l’équipe administrative de l’école.
Activités
- La direction et la coordination administrative du secrétariat de l’école impliquent :
* la coordination générale de la gestion administrative de l’école en lien avec le président et le bureau de l’ESL, l’ESN (UNamur), la faculté ESPO et l’institut LIDAM ;
* en concertation avec la présidence de l’école, la gestion administrative et la mise en œuvre des procédures d’attribution de cours, sabbatiques, décharges de cours,…
* le relais de la présidence de l’école auprès des académiques et des assistant·es pour l’ensemble des dimensions qui engagent le fonctionnement de l’école ;
* la participation active aux organes de gestion de l’école (bureau, conseil, commission de programmes) : préparation, participation, rédaction des PV et suivi ;
* le suivi de processus Qualité au sein de l’école (AEQES coordination de la rédaction du rapport, organisation des journées de visite des experts, participation à la suite du rapport) ;
* l’appui au processus de recrutement du personnel académique à temps plein ou temporaire
* le cadastre des charges des assistant·es, l’organisation des réunions de répartition des tâches et l’organisation du recrutement des nouveaux/elles assistant·es ;
* la préparation et la gestion du budget de l’école ;
* la contribution active à la réalisation des objectifs de l’école, aux projets transversaux de la faculté et la participation au collège des responsables administratifs·ves d’école de la faculté sous l’animation de la directrice administrative ;
- Le support à la mission d’enseignement et l’accompagnement des parcours d’étudiant·es :
* la gestion administrative des programmes de master de l’école :
les réformes de programmes, la gestion du portefeuille de cours, la mise à jour du programme d’études et des informations relatives aux activités d’enseignement ;
la gestion administrative du recrutement des étudiant·es;
la gestion administrative de l’accueil et du parcours des étudiant·es de masters, y compris : conseil aux études, gestion des dossiers d’admission ;
la préparation, la gestion administrative et le suivi des délibérations de jury ;
l’organisation du bootcamp pour les supports méthodologiques aux étudiant·es ;
* l’organisation des activités de présentation des programmes en master et en bac ;
* la supervision et l’organisation de la promotion des programmes et de l’école : coordination, élaboration et mise à jour de supports d’information, supervision du contenu du site ESL
* la coordination des programmes avec l’ESN (UNamur) et les autres partenaires de l’ESL ;
* la coordination avec le/la responsable au sein de l’ESL des échanges Erasmus, des doubles diplômes et du programme QEM ;
* la coordination avec le 1er cycle (comité de gestion des bacs ECGE/INGE et PPE) ;
* la gestion de 3 mineures (économie (ouverture), économie (accès) & développement durable );
* l’organisation des comités de cycle en masters ;
* la promotion d’évènements à destination des futurs diplômé-es en collaboration étroite avec la Cellule emploi ;
* en collaboration avec l’UNamur, l’organisation de la cérémonie de remise des diplômes de master ;
* en collaboration avec l’ADEL, la coordination de la Job Fair des économistes et des évènements inter-facultaires liés aux activités de l’ADEL ;
* la coordination avec l’Association des Economistes de Louvain (ADEL) et gestion de la convention.
- La gestion et l’animation de l’équipe impliquent :
* la responsabilité fonctionnelle du personnel administratif de l’équipe et la direction du secrétariat administratif de l’école : répartition des tâches, organisation et supervision du travail du personnel administratif, coordination du télétravail et des heures de réception, l’animation des réunions hebdomadaires de l’équipe administrative, … ;
* en collaboration avec la directrice administrative de la faculté, la gestion administrative du personnel de l’école et la gestion des carrières du personnel administratif (formations, évaluations, promotions…).
Ces tâches se feront en étroite collaboration avec les personnes, les écoles et les services concernés au sein de et en-dehors de la faculté, et dans le respect des procédures et des contraintes liées au calendrier académique.
Cette fonction est susceptible d’évolution selon les besoins du service.
Qualifications et aptitudes requises
* Diplôme de niveau universitaire (master ou équivalent) ;
* Excellente maîtrise de l’anglais et du français (parlé et écrit) ;
* Maîtrise de la suite Office 365 (Office 365…), familiarité avec la gestion via plateformes informatiques ;
* Connaissance des logiciels internes spécifiques à la gestion des parcours étudiants (EPC, OSIS, Drupal) est un atout ;
* Expérience du monde de l’enseignement universitaire fortement souhaitée ;
* Expérience confirmée de gestion administrative et d’animation d’équipe ;
* Sens de l’initiative, de la proactivité, capacité d’innovation ;
* Très bonnes capacités de communication
* Sens des responsabilités, capacité d’autonomie et de décision ;
* Grande rigueur, esprit de synthèse et excellent sens de l’organisation ;
* Capacité à travailler en équipe et bonne aptitude aux relations interpersonnelles ;
* Bonne gestion du stress.
Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.