Appel à candidature interne et externe
Il s'agit d'une attribution définie pour l'année académique 2024-2025 dans une perspective de renouvèlement
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins est épicène.
Présentation de l'environnement de travail
Les Services académiques de la HE Vinci regroupent cinq équipes : le Centre Interdisciplinaire de Recherche, le Centre de Formation Continue, le Service des Bibliothèques, le Service d’Accompagnement des Etudiants et le Centre de Développement Techno-Pédagogique. Leur mission est de soutenir l'enseignement, l'apprentissage et la recherche en cohérence avec le projet pédagogique, social et culturel de la HE et en conformité avec le cadre définit par l'ARES et la FWB.
Le candidat, localisé sur le campus de Woluwe essentiellement, sera appelé à travailler pour le Service des Bibliothèques à raison de 3/10es et pour le Centre Interdisciplinaire de Recherche à raison de 2/10es.
Mission et descriptif de la fonction
L’assistant administratif a pour mission de seconder et d’assister le responsable de service dans les tâches administratives et opérationnelles des différents axes de sa mission et selon le rythme de l’échéancier académique.
La description de la fonction n’est pas exhaustive et est sujette à adaptation en fonction de l’évolution constante des besoins des équipes. Plus particulièrement, en termes d’aide administrative et logistique, vos tâches sont susceptibles de couvrir les spécificités suivantes :
* Gérer les e-mails et le courrier entrant des différentes boîtes mails : réponse aux demandes quotidiennes, transfert, suivi et archivage ;
* Rédiger ou préparer des projets de courriers/mails ;
* Planifier les rendez-vous, les réunions d’équipe et coordonner les agendas ;
* Assister aux réunions d’équipe, établir les PV et suivre les décisions prises ;
* Contribuer à la rédaction de documents de supports (courriers, rapports, demandes diverses) ;
* Apporter une aide pour l’organisation logistique de réunions/événements internes (réservation salles, matériel, catering, …) ;
* Diffusion d’informations pertinentes aux étudiants et aux enseignants ;
* Participer à l’actualisation des outils de communication comme les pages Intranet ou les équipes teams.
Profil souhaité (diplôme et expériences professionnelles requis)
* Titulaire d'un diplôme de bachelier de préférence dans une orientation administrative ;
* Expérience professionnelle pertinente mettant en avant une gestion administrative au service d'un public et/ou d’une équipe de travail ;
* Bonne maîtrise des outils de la suite Microsoft Office ;
* Faire état d'une expérience de gestion administrative dans un environnement pédagogique constitue un sérieux atout.
Compétences et qualités requises
* Sens du service pour répondre aux besoins ;
* Autonomie, dynamisme et proactivité ;
* Organisation et rigueur ;
* Excellente maîtrise du français (écrit et oral) ;
* Facilité à communiquer efficacement, à utiliser des outils de la suite Microsoft Office et des bases de données.
* Souplesse face aux urgences et dans l’approche de la fonction ;
* Aisance et goût à travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau ;
Modalités d'exercice de la fonction
* Date d’entrée en fonction : idéalement le 03 février 2025 (début deuxième quadrimestre)
* Régime de travail : mi-temps, soit 19h/semaine ;
* Positionnement : fonction exercée sous l’autorité fonctionnelle des responsables de service;
* Possibilité de télétravail après une période de familiarisation avec l'environnement de travail et les tâches attribuées ;
* Lieu de travail : principalement sur les campus de Woluwe et d’Ixelles, avec des déplacements éventuels sur le campus de Louvain-la-Neuve en fonction des événements ;
* Personne de contact : julia.pietri@vinci.be (Services des Bibliothèques) et marie.geonet@vinci.be (Centre Interdisciplinaire de Recherche)
Procédure de sélection
* Dépôt des motivations via la page carrière : "postuler ci-dessous" ;
* Screening des candidatures répondant aux critères énoncés ;
* Rencontre des candidats par une commission de recrutement à partir du 15 janvier 2025.