Als administratieve spil ben je verantwoordelijk voor een brede waaier aan taken binnen onze service- en onderdelenafdeling. Van serviceaanvragen en onderhoudsplanningen tot garantieclaims en het opvolgen van bestellingen – jij zorgt ervoor dat alles efficiënt en correct verloopt. Bovendien ben je communicatief sterk en werk je nauw samen met klanten, techniekers en collega's.
* Administratieve ondersteuning:
* - Ondersteunen van de service- en sparesafdeling bij het beheren van serviceaanvragen, garantieclaims en werkorders.
- Verwerken en opvolgen van onderdelenbestellingen, inclusief controle van facturatie en garantieaanvragen.
- Beheren van servicecontracten en toezien op een correcte afhandeling van garantieclaims, werkorders en facturen.
* Telefonie en receptie:
* - Eerste aanspreekpunt voor inkomende oproepen (15-20 per dag, seizoensgebonden tot 100 per dag).
- Vragen beantwoorden, oproepen doorschakelen naar de juiste collega's of zelfstandig oplossen waar mogelijk.
- Samenwerken met Service om te evalueren hoe telefonie efficiënter kan worden georganiseerd.
* Werkorders beheren:
* - Jaarlijks opstellen van werkorders voor diverse toepassingen (o.a. voertuigen, beurzen, R&D, magazijn).
- Controleren van werkorders (bijv. m.b.t. garantie, uit te voeren betalingen of ontbrekende gegevens).
- Werkorders afsluiten in het systeem om zo te kunnen factureren.
- Samenwerken met Business Analist (BA) en Finance om afsluit- en factureringsprocessen te optimaliseren.
* Facturatie:
* - Controleren en versturen van facturen, inclusief nakijken van prijzen en verkoopbaarheid van onderdelen in SAP.
- Corrigeren van fouten zoals geannuleerde facturen of het opstellen van creditnota's indien nodig.
* Garanties:
* - Afhandelen van alle garantieaanvragen voor onze machines en opvolgen van creditnota's.
- Samenwerken met collega's om garantieprocessen vlot te laten verlopen.
- Voorbereiding op een eventuele overdracht van garantiebeheer naar een nieuwe rol.
* Plannen van serviceactiviteiten:
* - Opvolgen en organiseren van onderhoudsplanningen en serviceactiviteiten.
- Nauwe samenwerking met techniekers om te zorgen dat alle werkzaamheden tijdig en correct worden uitgevoerd.
* Mee nadenken en controleren:
- Kritisch meedenken en collega's aansporen: “Klopt dit?”, “Is dat juist?”, “Heb je alles meegeteld?”
- Zelf initiatief nemen en logisch nadenken bij administratieve uitdagingen.
Als Administratief Medewerker Service & Spares beschik je over volgende kwaliteiten:
* Je hebt reeds administratieve ervaring, bij voorkeur in een service- of technische omgeving.
* Affiniteit met techniek is een pluspunt.
* Je bent communicatief sterk: Je bent klantgericht en schakelt makkelijk tussen klanten en collega's.
* Je bent een organisatorisch talent: Je bent nauwkeurig, gestructureerd en behoudt het overzicht.
* Naast een goede kennis van Nederlands en Engels, is het een plsupunt om Duits en/of Frans te spreken.
* Je kan vlot overweg met de standaard Office programma's. Ervaring met ERP-systemen zoals SAP ERP is een pluspunt.
Frans, Facturering, Betalingen, Business, Duits, Communicatief sterk, SAP ERP, Samenwerken, Administratie, Samenwerken, Engelse taal, Voertuigen, Onthaal, Initiatiefnemend, Telefonie, Nederlands, SAP, Financiën