Management assistant - administratief medewerker
Jaspers-Eyers Architects heeft kantoren in Leuven, Brussel en Hasselt en is de afgelopen jaren internationaal uitgebreid naar Oost-Europa.
Onder leiding van John Eyers en Loïk Eyers biedt het bureau een breed scala aan architectuurdiensten aan, waaronder programmatie, stedenbouw en masterplanning, evenals grafisch en interieurontwerp.
Wij zijn op zoek naar een Management Assistant - Administratief Medewerker voor ons kantoor in Brussel. In deze rol werk je nauw samen met onze partners en projectarchitecten en ben je verantwoordelijk voor administratieve ondersteuning, communicatie en coördinatie van dagelijkse operationele taken. Je bent tevens het eerste aanspreekpunt van het kantoor.
Dagelijkse verantwoordelijkheden:
* Coördineren van algemene administratieve taken, zoals telefoonverkeer, dossierbeheer, kopiëren, scannen en het verwerken van inkomende en uitgaande post.
* Ondersteuning bij leveringen, bestellingen van kantoorbenodigdheden, boekingen van vergaderruimtes, agendabeheer en ontvangst van klanten en bezoekers.
* Helpen met aanbestedingsdossiers en administratieve opvolging.
* Mailverkeer omtrent verzekeringsdossiers opvolgen en de jaarlijkse aangifte van verzekeringen doen.
* Organisatie van evenementen en bedrijfsfeesten.
* Coördineren met het HR-team over onboarding en andere administratieve procedures.
* Administratief ondersteunen van architecten.
Wij zoeken een kandidaat die:
* Minimaal vijf jaar ervaring heeft in een administratieve functie (ervaring in een architectenbureau is een plus).
* Proactief en oplossingsgericht is en zelfstandig kan werken.
* Goed functioneert in een dynamische, internationale en snel veranderende omgeving.
* Meerdere taken tegelijk kan beheren en beslissingen kan nemen met discretie.
* Problemen kan analyseren en helder communiceert.
* Sterke communicatieve en interpersoonlijke vaardigheden bezit.
* Kennis van Nederlands en Frans is vereist; kennis van Engels is een pluspunt.
* Nauwkeurig en georganiseerd werkt en zelfstandig zowel korte- als langetermijntaken kan voltooien.
Jobgerelateerde competenties:
* Beheren en opvolgen van verzekeringsdossiers
* Ondersteuning bij aanbestedingsdossiers
* Plannen en organiseren van evenementen en bedrijfsfeesten
* Bestellingen plaatsen en voorraden beheren
* Documenten klasseren, coderen en archiveren
* Telefoonverkeer afhandelen en boodschappen doorgeven
* Correspondentie registreren, sorteren en frankeren
* Opstellen van brieven, tabellen en andere documenten
Persoonlijke competenties:
* Plannen en organiseren
* Verantwoordelijkheid en zelfstandigheid
* Communicatieve vaardigheden
* Creativiteit en probleemoplossend denken
* Flexibiliteit en aanpassingsvermogen
* Resultaatgericht werken
* Digitale vaardigheden
Wat wij bieden:
* Een autonome functie met verantwoordelijkheid binnen een snelgroeiend, internationaal bedrijf.
* Een jong en dynamisch team.
* Vlotte bereikbaarheid met het openbaar vervoer.
* Voltijds of 4/5e contract (bespreekbaar).
* Jaarlijks gezamenlijk verlof bouwverlofperiode (juli) en de kerstvakantie/nieuwjaar.
Ben jij een administratief talent met oog voor detail en een proactieve houding? Solliciteer nu en word deel van ons team!
#J-18808-Ljbffr