Tu recherches un poste avec des tâches variées et où tu auras un rôle stratégique dans le bon déroulement des activités ? Alors lis ceci.- key responsibilitiesEn tant qu'assistant administratif comptable, tes missions seront diverses :- Support administratif général :- Gestion du courrier entrant et sortant (relève, enregistrement, scans, classement, distribution).- Rédaction, envoi et sauvegarde de courriers.- Relève et traitement des mails- Accueil visiteurs (installation et catering).- Tenue du calendrier Google pour les visiteurs (événements, réunions, réservation des salles, etc).- Scans de divers documents.- Classement général : extrait de comptes bancaires, factures, commandes, contrats, etc.- Gestion des revues : abonnements à revoir/refaire, encodage dans le forum forge, rangement dans la bibliothèque.- Gestion des stagiaires (dossiers complets d’arrivées et de départs).- Gestion des contrats fournisseurs (nouveaux contrats, renouvellements, résiliations).- Attribution et suivi des badges stagiaires et visiteurs.- Suivi de la maintenance globale du bâtiment et ses alentours (entretien des locaux, espaces extérieurs, etc).- Création de cagnottes de départs, naissances, mariages.- Gestion des stocks de fournitures de bureau et de consommables (petit matériel de bureau, cuisine, etc).- Support pour les achats :- Gestion des commandes via la forge (application interne de gestion des commandes).- Rédaction et envoi des bons de commande si demandé par le fournisseur.- Commandes de catering pour les réunions ou événements (sandwichs, traiteurs, etc).- Paiements à réaliser par carte de débit/crédit et classement des justificatifs.- Réception et sauvegarde des factures achats (courrier postal, mail, plateforme e-shop).- Demande de duplicata si nécessaire.- Suivi approbation des achats par DAF.- Support administratif et financier pour la comptabilité:- Scan, copie et envoi postal des déclarations de créances.- Sauvegarde des déclarations de créances dans le CRM Projets et courriers sortants.- Préparation des documents justificatifs pour les autorités subsidiantes.- Rédaction et suivi signature des documents administratifs par le personnel.- Timesheets : gestion des remplissages, impressions, signatures, scans et classements.- Encodage et vérification des factures dans le logiciel comptable et suivi dans la forge.- Traitements de la balance fournisseurs + réalisation de paiements au 15 et 30 du mois minimum.- Vérification des frais mensuels.- Encodage des extraits bancaires dans le logiciel comptable et sauvegarde sur le drive.- Suivi des notes de frais- Support administratif pour les projets de recherche et les missions :- Courriers officiels : réception, envois, scans et classement.- Mises à jour des CRMs Projets et Missions (gestion de contrat - ajouts de documents et date de paiement client).- Conventions de projets, NDA, Consortium Agreement, etc. : scans et classement- qualifications- Tu as idéalement un bachelier administratif et/ou expérience probante- Une expérience de minimum 2 ans est fortement recommandé vu l'autonomie et les responsabilités demandées.- Tu maitrises les outils informatiques- Tu es autonome, rigoureux, esprit d’initiative et esprit d’équipeshare this job.