Description
Voor Provincie Oost-Vlaanderen zijn we op zoek naar een Administratief medewerker (m/v/x) bij PAULO, afdeling Dringende Geneeskundige Hulpverlening.
Je staat in voor een correcte, kwaliteitsvolle uitvoering van administratieve en organisatorische taken bij de voorbereiding en opvolging van opleidingen om een kwalitatieve en professionele dienstverlening te verzekeren naar onze klanten: cursisten, docenten en besturen.
1. Meewerken aan het plannen en opvolgen van opleidingen zodat deze vlot verlopen voor de dienst en de klanten (cursisten/docenten):
* instaan voor de lokalenreservatie en de logistieke benodigdheden
* aanmaken en bijwerken van de aanwezigheidslijsten
* de individuele dossiers van de hulpverleners-ambulanciers bijhouden
* het vereiste aantal bijscholingsuren van de hulpverlenersambulanciers controleren
* de aanwezigheidsuren van de cursisten in de basiscursus opvolgen
* de dossiers educatief verlof van de cursisten van de basiscursus hulpverlener-ambulancier behandelen
* de examens en de toetsen opvolgen en de evaluatieresultaten ingeven in de databank
* de attesten en getuigschriften van de gevolgde vorming opmaken
* helpen bij de diploma-uitreiking
* de subsidiedossiers opmaken en opvolgen
* meehelpen bij het organiseren van symposia en/of studiedagen.
2. Instaan voor de financiële verrichtingen zodat deze vlot verlopen voor de dienst en de klanten (cursisten/docenten):
* opvolgen van het budget: voorbereiding opmaak, opvolging beheer, voorstellen en opmaken van wijzigingen/aanpassing
* opvolgen van de bestellingen: aanmaken en versturen van bestelbonnen, opvolgen van openstaande bestellingen
* opvolgen van facturatie:
* o inkomende facturen controleren, opvragen CN indien factuur onterecht/foutief
* o uitgaande facturen aanmaken en opvolgen aanmaningen ism dienst boekhouding
* o opvolgen terugbetalingen bij tijdige annulaties
* instaan - in de pakketten Cevips centraal en Dimona -voor de administratieve afhandeling van de betaling van docenten
3. Voeren van een efficiënte en correcte communicatie met cursisten en docenten zodat deze de juiste antwoorden krijgen op hun vragen of verzoeken:
* allerhande communicatie: ondersteunen bij vragen, doorgeven van wijzigingen, mededelingen
* opvangen en wegwijs maken van docenten en cursisten op het moment van de opleiding
* algemene Informatie verstrekken over de opleidingen die PAULO-opleiding DGH aanbiedt
* ondersteunen van docenten waar nodig
* bijhouden van het bestand aan post- en e-mailadressen van lesgevers en hulpverleners-ambulanciers
* bijhouden van het klantenbestand van de diverse opleidingen die PAULO-opleiding DGH aanbiedt
* bijhouden van de database van PAULO-opleiding DGH.
4. Als lid van de administratieve cel bijdragen tot de goede algemene werking van PAULO – opleiding DGH:
* het secretariaat en de verslaggeving doen van de medische directie, de opleidingsraad en eventuele andere vergaderingen
* opmaken en opvolgen van de deputatiedossiers in het notuleringspakket
* het onthaal van bezoekers verzorgen.
Company
Provincie Oost-Vlaanderen - PAULO - Dringende Geneeskundige Hulpverlening.
Profile
* Je bent in het bezit van een hoger secundair onderwijs diploma.
* Je hebt een eerste administratieve ervaring.
* Je bent communicatief en klantgericht.
* Je hebt een goede kennis van MS Office (Outlook, Word, ...)
Offer
Tijdelijk contract via interim voor de duurtijd van afwezige titularis.
Voltijds contract van 38u per week in een glijdend uurrooster.
Plaats tewerkstelling: Trainingscentrum Campus Rodenhuyze, Sprendonkstraat 5, 9042 Mendonk.
Verloning volgens C niveau waarbij werkervaring meegenomen wordt in de loonberekening. Dit wordt verder aangevuld met maaltijdcheques, fietsvergoeding, enz.