Zorgen voor een optimaal verloop van de voorbereidende en basisopleiding voor aspiranten in opleiding bij de ANPA. Dit omvat onder meer het beheer van hun administratie (Galop, AT, bulletins, enz.), hun dagelijkse ondersteuning, nauwe samenwerking met de opleiders titularissen, ondersteuning van de organisatie van examens en beraadslagingen, contacten met de stageafdelingen, enz.
Als Administratieve ondersteuning, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten ter beschikking te stellen.
Voorbeelden van taken
- De binnenkomende post en mails beheren.
- De echtheid en geldigheid van de documenten controleren.
- Formulieren uitwerken.
- Het logistieke materiaal voor de dienst reserveren of voorzien.
- Kopieën maken en documentatiedossiers samenstellen.
- De lay-out van documenten verzorgen.
- Gestandaardiseerde en gepersonaliseerde brieven opstellen voor de dienst.
- Sturen brieven, faxen, mails voor de dienst of voor de manager (o.a. brief naar de mediateur, interne nota's dienst,…).
- Dossiers administratief beheren en opvolgen.
- …
Als Contactpersoon, antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.
Voorbeelden van taken
- De telefoon beantwoorden en de oproep doorgeven aan de gespecialiseerde personen of diensten.
- Telefonisch of via mail antwoorden op verzoeken om informatie van interne of externe klanten.
- De klanten doorverwijzen naar de bevoegde personen/diensten.
- Berichten ontvangen en doorgeven.
- De collega's helpen meer bepaald bij het beantwoorden van telefoonoproepen en het beantwoorden van mails.
- Het juist doorverwijzen van personeelsleden naar de geschikte dienst binnen de politie.
- Het personeelslid helpen bij het zoeken naar antwoorden op zijn/haar vragen.
- …
Als Dossierbeheerder, dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.
Voorbeelden van taken
- Nagaan of de informatie in het dossier volledig en correct is.
-