Bedrijfsinformatie
Onze klant, gelegen combineert een familiaire sfeer met een sterke focus op innovatie en technologie. Ze zijn actief in diverse domeinen zoals makelaarskantoren en vastgoedbeheer, commerciële banken, vastgoedverhuur en kredietbemiddeling. Gevestigd op de Avenue Louise in Brussel, bieden ze een dynamische werkomgeving waar innovatie en persoonlijke ontwikkeling hoog in het vaandel staan.
Functieomschrijving
Als Personal & Family Assistant bij onze klant speel je een cruciale rol in zowel de administratieve organisatie als in het ondersteunen van de dagelijkse persoonlijke activiteiten van de Managing Partner en zijn gezin. Je werkt nauw samen met het managementteam en hebt een veelzijdig takenpakket:
- Beheren van agenda’s en het plannen van afspraken en vergaderingen voor de Managing Partner en kaderleden.
- Voorbereiden van meetings en de nodige documenten, evenals het opvolgen van de genomen beslissingen.
- Onderhouden van contact met externe partners en leveranciers.
- Organiseren van internationale zakenreizen van A tot Z, inclusief alle logistieke en administratieve aspecten.
- Beheren van onkosten en Mastercard-afrekeningen en het overzicht houden op bankrekeningen en dagelijkse boekhouding.
- Ondersteunen van de dagelijkse administratieve taken, zoals verzekeringen, personeelsadministratie en documentbeheer.
- Onthalen van bezoekers, coördineren van vergaderzalen en cateringsdiensten, en zorg dragen voor een gastvrije kantooromgeving.
- Bestellen van kantoorbenodigdheden en regelen van dagelijkse lunches voor het kantoor.
- Zorgen voor het algemene welzijn op de werkvloer, inclusief het toezicht op schoonmaakdiensten en het beheren van voorzieningen zoals printers en keukens.
Daarnaast ben je ook verantwoordelijk voor diverse taken binnen het huiselijk leven van de familie:
- Organiseren van privé- en gezinsreizen, evenals evenementen.
- Beheren van privé bankzaken, toezicht houden op persoonlijke documenten en boekhouding van de vennootschappen.
- Coördineren van medische afspraken, verzekeringen en andere administratieve verplichtingen.
- Ondersteunen bij online aankopen, leveringen en overige benodigdheden.
Jouw profiel
Voor deze vacature zoeken we een veelzijdige professional met:
-Minstens 3 à 5 jaar ervaring als Management/Office Assistant.
-Vloeiend in Nederlands en Engels, met goede kennis van het Frans.
- Bekwaamheid in het gebruik van Microsoft Outlook, internet en de volledige Microsoft Office-suite.
- Uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om effectief te werken onder druk.
- Sterke communicatievaardigheden op alle niveaus binnen en buiten de organisatie.
- Een proactieve en zelfstandige werkhouding met de capaciteit om autonome beslissingen te nemen.
- Een positieve en dynamische persoonlijkheid, die discretie en volwassenheid uitstraalt.
- Flexibiliteit en aanpassingsvermogen bij veranderende omstandigheden.
- Teamgeest en het vermogen om zowel zelfstandig als in teamverband te werken.
- Een oplossingsgerichte denkwijze.
Wij bieden jou
In ruil voor jouw inzet en talenten biedt onze klant een aantrekkelijk aanbod;
- Een gevarieerde en uitdagende voltijdse functie in een innoverende en familiale omgeving (38u/week)
- Competitief salaris met meerdere voordelen, inclusief jaarlijkse prestatiepremie, DKV hospitalisatie- en tandartsverzekering, en een groepsverzekering bij KBC Verzekeringen.
- Dagelijks gratis lunch.
- Optionele griepvaccinatie en jaarlijkse medische check-up.
- Goed bereikbare werkplek met openbaar vervoer en gratis parkeermogelijkheden indien nodig.
- Een volledige en uitgebreide training bij je start, gegeven door de huidige positiehouder die al 13 jaar in de functie zit en die je alle ins en outs zal leren voor een succesvolle integratie.