Omschrijving vacature
Assistent Algemeen Secretariaat(m/v)
Je functie
·Je functioneert binnen een pool van medewerkers die instaan voor de organisatorische, logistieke en administratieve ondersteuning van het algemeen secretariaat.
·Je werkt procedures uit betreffende het klassement en de archivering van behandelde documenten (op papier en elektronisch).
·Je volgt bestellingen, onkostennota’s en facturen op en je verwerkt de briefwisseling en het e-mail verkeer.
·Je organiseert de vergaderingen en afspraken en zorgt voor de inhoudelijke en praktische voorbereidingen.
·Je ontwikkelt PowerPoint-presentaties op basis van nota’s.
·Je beheert het elektronisch systeem voor de opvolging van de agendapunten en dossiers.
·Je verzorgt de informatiedoorstroming vanuit het Algemeen Secretariaat naar de verschillende directies en externe instanties.
·Je staat in voor een klantvriendelijk onthaal van interne en externe contacten, zowel telefonisch als face-to-face.
Uw profiel
·Je bent in het bezit van een Bachelordiploma, bv. Secretariaat-talen, of gelijkwaardig door ervaring.
·Je werkt vlot met MS Office en staat ervoor open om nieuwe toepassingen te leren.
·Je hebt een grondige kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Frans.
·Je bent sterk in administratie en hebt een nauwkeurige ingesteldheid.
·Je bent vlot ter taal en hebt goede telefonische vaardigheden.
Aanbod klant
·Je krijgt de kans om te werken in een organisatie met een breed maatschappelijk engagement.
·Wij zijn gevestigd in hartje Brussel op minder dan 5 minuten loopafstand van het Centraal Station.
·Je werkt in een voltijdse 36-urenwerkweek met vrije namiddag. Ons glijdend uurrooster zorgt voor een evenwicht tussen werk en vrije tijd.
·Je krijgt aantrekkelijke extralegale voordelen: maaltijdcheques, een groepsverzekering, bv 100% vergoeding woon/werkverkeer (aan tarief openbaar vervoer) en een hospitalisatieverzekering bij één van onze ziekenfondsen.
Het is een opdracht die al zeker 3 maanden zal duren, mogelijk langer.