Missions
L’Université de Namur cherche un.e gestionnaire administratif.ve dans le cadre de l’implication de l’UNamur dans l’Alliance européenne UNIVERSEH (www.universeh.eu).La participation à UNIVERSEH constitue un axe important du déploiement international de l’Université de Namur. Cette participation se décline sous différentes formes, concerne plusieurs missions et implique de nombreux services et facultés de l’université, dont le Service des Relations Internationales (SRI) qui joue un rôle important dans la coordination des activités en lien avec UNIVERSEH.Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice du SRI, au sein des pôles « coopération internationale et au développement » et « mobilité » vous aurez pour missions de gérer les programmes et initiatives de mobilité organisés dans le cadre de l’Alliance.En particulier, vous serez en charge de la gestion administrative de dossiers d’étudiants, chercheurs et autres membres du staff (tant internationaux que de l’UNamur) en mobilité. La gestion administrative des dossiers de mobilité inclut plusieurs volets, notamment :
o Un volet organisationnel (documents pour les assurances, les analyses de risque, les voyages ; préparation et suivi des conventions d’études, de formation, d’enseignement ; préparation et suivi des contrats de bourse, etc.) ;
o Un volet logistique (réservation de logements, transports, organisation de rendez-vous, etc.) ;
o Un volet financier (préparation des ordres de paiement, remboursement des frais de mission, encodage de factures, etc.).
De plus vous serez en charge de :
o L’encodage des données dans les plateformes de gestion de l’UNamur et de la Commission européenne (Beneficiary Module) ;
o La collecte des rapports de séjour et de mission ;
o L’encodage et l’archivage des documents.
La gestion administrative des mobilités se fera en étroite collaboration avec les facultés les plus concernées par les activités organisées dans le cadre d’UNIVERSEH.Vous serez impliqué·e également dans :
• Le support administratif dans le cadre d’autres activités en lien avec la formation (cours, modules, programmes, activités de formation continue, MOOCs, etc.) qui sont proposées ou coordonnées par l’UNamur, ou qui impliquent la participation de membres de l’UNamur, et ce en collaboration avec l’Administration de l’enseignement.
• Le support administratif dans l’organisation d’événements en ligne ou en présentiel (journées ou semaines de formation, ateliers, activités d’accueil pour les publics internationaux, etc.).
• Des actions de promotion et dissémination des initiatives liées à la formation et à la mobilité (ex. : développement de supports papier et digitaux, organisation d’événements, etc.).
Vous serez amené·e également à fournir un support dans le cadre d’autres activités développées ou coordonnées par le SRI.
Profil
Diplôme
Vous êtes titulaire d’un bachelier/graduat en assistant de direction, relations publiques ou d’un bachelier/graduat jugé équivalent par la commission de recrutement et sélection.
Expérience Une expérience antérieure dans des fonctions de gestion de projets, impliquant du traitement d’informations et de données, de la gestion financière et/ou des activités de reporting, est souhaitée.Le diplôme et l’expérience feront l’objet d’une évaluation dans le cadre de la procédure de recrutement et sélection.Connaissances et compétences requisesVous disposez de très bonnes connaissances des outils informatiques de bureautique (ex. : Excel, Word et Powerpoint).Vous disposez des compétences suivantes (métiers et comportementales) :
• Excellentes capacités d’expression orale et écrite en français et très bonnes capacités d’expression orale et écrite en anglais ;
• Bonne capacité d’analyse et de synthèse ;
• Capacité d’autonomie et de prise d’initiative ;
• Rigueur et organisation ;
• Capacité à travailler en réseau et en équipe ;
• Capacité à communiquer et à interagir avec des personnes d’horizons culturels différents ;
• Sens du service ;
• Capacité à travailler sous pression ;
• Ouverture au changement et à l’innovation.
Atouts :
• La connaissance d’autres langues étrangères
• La connaissance du milieu universitaire
• La maitrise d’outils de communication traditionnels et digitaux
La motivation, les connaissances, les compétences et les atouts en gras feront l’objet d’une évaluation lors de la procédure de recrutement et sélection.