Pour la Faculté de médecine et médecine dentaire (MEDE), du Secteur des sciences de la santé (SSS) Site principal : Bruxelles (Woluwe) Contrat à temps plein, pour une durée déterminée d'1 an, éventuellement renouvelable Entrée en fonction : dès que possible Contexte / Mission Repenser et optimiser l’organisation de l’ensemble des stages cliniques de l’Ecole de Médecine dentaire et de Stomatologie (en particulier l’optimisation du logiciel de gestion des plannings et des ressources) et d’en faire le suivi. Ces stages, qui sont au cœur de la formation des étudiant·es de Master 1 et 2, impliquent une prise en charge directe des patient·es, une coordination étroite avec les enseignant·es, les différents services du département et l’équipe administrative facultaire. Ce poste de gestionnaire des stages cliniques représente une opportunité unique d’avoir un impact direct sur la qualité de la formation des étudiant·es en dentisterie de l’UCLouvain. En apportant une vision stratégique, en révisant les processus existants et en intégrant des solutions innovantes, le/la gestionnaire contribuera à l’amélioration du programme de formation. Au terme de sa mission, l’optimisation de l’organisation des stages devrait permettre la gestion de ceux-ci par l’équipe administrative et enseignante de manière fluide et efficace. Activités La personne sera intégrée au sein d'une équipe dont elle partagera les objectifs et outils de travail. Elle travaillera entre autre étroitement avec le secrétariat facultaire, la présidence de jury de Master et le vice-décanat. Elle remplira les missions suivantes : 1. Analyse et optimisation du processus de gestion des stages cliniques : Réaliser un audit des processus en place avec une vision globale et stratégique, dans le but d’identifier les axes d’amélioration, en collaboration avec l’équipe enseignante et administrative. Assurer la coordination des plannings, en veillant à l’intégration des nouveaux outils numériques et à l’optimisation des ressources humaines et matérielles. Travailler en étroite collaboration avec les enseignant·es pour proposer des solutions innovantes afin d’améliorer la fluidité, l’efficacité et la qualité des stages dans son ensemble : optimiser le planning des étudiant·es en fonction des contraintes pédagogiques et des besoins cliniques, revoir les critères de répartition des patient·es. 2. Utilisation et amélioration du logiciel de gestion : Utiliser les données disponibles du logiciel de gestion des plannings des stages pour proposer des points d’optimisation, en collaboration avec les équipes informatique, administrative et pédagogiques. 3. Suivi administratif des stages : Gérer les aspects administratifs liés aux stages cliniques : organisation et suivi des obligations (mise à jour des répartitions entre service en fonction du nombre d’étudiant·es, attributions des obligations via application ad hoc, gestion des absences et des demandes spéciales (changement de planning, besoins particuliers des étudiant·es). Assurer la mise à jour des carnets de stages des étudiant·es avec suivi de leur progression pendant les stages avec information aux enseignant·es des situations spécifiques. Assurer le suivi des patient·es après le départ du/de la stagiaire (Erasmus ou diplomation). Aide au suivi des manquements disciplinaires : centraliser, répertorier, communiquer, vérifier la bonne application des sanctions. Fournir un soutien quotidien aux étudiant·es en ce qui concerne l’organisation des stages en résolvant d’éventuels problèmes logistiques ou administratifs. Participer aux réunions du Comité de stage, accompagner la présidente de jury de Master et les enseignant·es pour assurer un suivi de qualité de la progression des étudiant·es. 4. Suivi et Reporting : Mettre en place des indicateurs de performance pour évaluer l’efficacité du programme de stages et proposer des ajustements de manière continue en fonction des résultats. Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité. Qualifications et aptitudes requises Diplôme de niveau master universitaire. Maîtrise des outils informatiques : bonne connaissance de la suite Office 365. Facilité pour acquérir de nouveaux outils informatiques Capacité à proposer des solutions d’amélioration pour des outils existants. Capacité à analyser des données et à utiliser des outils numériques pour l’optimisation des processus. Une expérience préalable dans un poste similaire : réorganisation en fonction des obligations et ressources, gestion des plannings, etc. est un atout. Compétences organisationnelles et relationnelles : - Capacité à organiser, planifier, optimiser des processus complexes, avec une approche stratégique - Forte capacité d’analyse et de réflexions systémique pour une gestion globale. - Sens de l’initiative et proactivité dans la mise en place de solutions nouvelles et efficaces. - Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément (polyvalence, multitasking). - Aptitude à travailler de manière autonome et en équipe. Sens de la diplomatie - Capacité de gestion des priorités, capacité à résoudre des problèmes rapidement et efficacement. - Réactivité et capacité à gérer le stress dans des situations complexes ou urgentes. - Rigueur et sens de l’organisation, précision et soin. Sens des responsabilités Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.