Description du poste
L'Intercommunale de Soins Spécialisés de Liège (ISoSL) est une institution de référence dans le secteur des soins de santé du bassin de Liège et regroupe plus de 50 sites d'exploitation et plus de 2.000 lits. ISoSL occupe plus de 3.800 collaborateurs issus de disciplines variées. Travailler au sein d'ISoSL, c'est assurer un rôle utile au bien-être de la population en offrant des soins et des services de qualité tant dans le domaine hospitalier que dans le domaine de l'hébergement.
Votre rôle au sein de notre organisation
Superviser et participer aux tâches d’équipes administratives (comprenant entre autres le service des Admissions, Accueil et Téléphonie) afin d’offrir aux différents services un soutien administratif correct et dans le temps.
Afin de préparer au mieux l’hospitalisation d’un patient au sein du secteur santé mentale Liège (Sites Petit-Bourgogne, Agora, CHL), le Chef d’équipe administrative comprend à la fois une mission de coordination et des missions spécifiques de liaison.
Face aux multiples flux administratifs et de soins, le Chef d’équipe administrative apportera une expertise et une réelle plus-value quant à la qualité de l’accueil et dans la préparation de la prise en charge socio administrative du patient (de la préadmission à la sortie définitive).
Vos Missions
En tant que Chef d’équipe administrative, vous serez amené entre autres à :
1. Etablir la répartition du travail et le planning du personnel des services Accueil/Téléphonie et Admissions
2. Adapter les plannings existants aux besoins des services pour permettre la continuité de ceux-ci
3. Soumettre les propositions relatives à la gestion de son effectif à votre responsable hiérarchique
4. Motiver, soutenir, diriger et évaluer les collaborateurs dans la réalisation de leurs tâches
5. Encadrer les collaborateurs des différents sites concernés, détecter leurs besoins en formation et participer aux entretiens d'évaluation
6. Mettre en œuvre les décisions de la direction ainsi que les modifications de la législation aux collaborateurs et les implémenter dans les services
7. Soutenir votre responsable hiérarchique dans l’organisation des services administratifs
8. Participer à l'exécution des tâches principales des services
9. Suivre les dossiers administratifs
10. Aider les collaborateurs à résoudre les problèmes complexes
11. Contrôler la qualité des services délivrés
12. Analyser les processus administratifs et proposer des pistes d’amélioration
13. Suivre, actualiser et/ou rédiger les procédures en lien avec le fonctionnement des services
14. Porter sous la supervision du responsable hiérarchique des projets visant à rehausser la qualité des services
15. Participer aux travaux budgétaires du service et suit le budget
16. Concerter et échanger des informations avec les autres services
Missions spécifiques selon 2 axes :
17. Travailler à la pré admission d’un patient (rôle d’information auprès du patient ou auprès de sa famille, établir un premier bilan socio administratif, collaboration avec différents services administratifs et de soins intra et extra ISoSL,).
18. Travailler dans la continuité lors d’une hospitalisation (veillez à la bonne collaboration avec les différents services administratifs et le service social, centralisation et traitement de données sensibles,).
Profil recherché
19. Vous disposez d’un bachelier (assistant social, droit, gestion) et/ou une expérience probante dans un service similaire
20. Vous possédez les aptitudes relationnelles nécessaires pour encadrer les collaborateurs
21. Vous possédez des aptitudes en planification et en organisation
22. Vous pouvez communiquer en groupe de façon claire et objective et défendez votre point de vue
23. Vous faites preuve de capacités d’analyse, de synthèse et rédactionnelles en rapport avec la fonction
24. Vous maîtrisez des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint)
25. Est discret avec les informations confidentielles
26. Atouts :
27. Affinité avec le secteur des soins de santé et de préférence le domaine de la santé mentale
28. Permis b (en raison des déplacements inter-sites)
Notre offre
29. Contrat à durée déterminée de 6 mois renouvelables en vue d’un Contrat à durée indéterminée
30. Conditions de travail et salariales du secteur public
31. Temps plein : 38 h/semaine
32. Environnement de travail où la convivialité et l’esprit d’équipe enrichissent les relations.