Functieomschrijving
Je wordt tewerkgesteld op verschillende locaties met een verschillend takenpakket. Je werkt in het labo en op de poli Medische Genetica.
Labo Medische Genetica:
1. Je bent het eerste aanspreekpunt in het labo Medische Genetica. Je maakt bezoekers wegwijs en ontvangt koeriers en leveranciers. Samen met een collega ben je verantwoordelijk om de permanentie te waarborgen.
2. Je checkt de ontvangsten van koeriers en leveranciers en duidt dit aan in ons diensteigen systeem zodat de goederen in het juiste deellabo terechtkomen.
3. Je bent verantwoordelijk voor alle bestellingen voor labo Medische Genetica. Je werkt hiervoor nauw samen met labo-supervisoren en bestelverantwoordelijken van de verschillende deellabo’s. Je fungeert als centrale schakel tussen de deellabo’s en leveranciers, je speelt een cruciale rol in het waarborgen van de continuïteit van de laboratoriumactiviteiten.
4. Je staat in voor de dagdagelijkse controle en opvolging van aankoopfacturen. Het opmaken van verkoopfacturen behoort eveneens tot jouw takenpakket.
5. Je beheert de dienstmailbox en behandelt inkomende en uitgaande telefoons: interne/externe communicatie met zowel interne administratieve diensten als externe leveranciers. Je verstrekt informatie, behandelt klachten, denkt probleemoplossend en rapporteert hierover intern.
6. Je verstuurt stalen naar externe labo’s en pakketten via koerier.
Poli Medische Genetica:
7. Je staat in voor de receptie van de stalen en de registratie van diagnostische stalen/consulten in het diensteigen programma GLIMS.
8. Je maakt afspraken via Ultragenda en bent in staat om complexe, gecombineerde afspraken op een accurate manier in te plannen.
9. Je bent medeverantwoordelijk voor het financiële beheer van de conventie Klinische Genetica en het opmaken van begrotingen (Team Buitenland/Cel Sofia).
10. Je beheert de dienstmailbox en behandelt inkomende en uitgaande telefoons: interne/externe communicatie met zowel patiënten als verwijzers. Je verstrekt informatie, behandelt klachten, denkt probleemoplossend en rapporteert hierover intern.
11. Je staat in voor de verwerking van medische verslagen en koppelt deze verslagen in GLIMS/EPD.
12. Je staat in voor de elektronische archivering van documenten en dossiers.
13. Je geeft ondersteuning bij administratieve taken waar nodig.
14. Je bepaalt autonoom je prioriteiten in het gevarieerde takenpakket.
15. Je past je aan aan de noden van de dienst en stelt je flexibel op naar taakinhoud.
16. Je blijft bij qua vereiste beroepskennis en -vaardigheden. Je neemt op eigen initiatief actief deel aan interne of externe vormingsmomenten. Je informeert je over de relevante ontwikkelingen.
Gewenst profiel
17. Je bent administratief vaardig, je handelt en redeneert op bachelor niveau.
18. Kennis van SAP en S4/Hana is een meerwaarde
19. Je werkt vlot met de nodige informaticatools. Je hebt goede vaardigheden van MS Office en je bent bereid om je in te werken in de dienstspecifieke software.
20. Brede kennis van medische terminologie is een meerwaarde.
21. Je communiceert vlot, mondeling en schriftelijk in het Nederlands. Je hebt een actieve kennis van Frans en Engels voor diverse contacten met anderstalige patiënten, medewerkers en diverse leveranciers.
22. Je handelt volgens de 3 kernwaarden van het UZ Gent: integer, respectvol en verantwoordelijk.
23. Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie.
24. Je werkt nauwkeurig en correct volgens bestaande procedures en afspraken.
25. Je bent zorgzaam, stelt je hulpvaardig op en gaat op een correcte manier om met patiënten.
26. Je bent sterk in plannen en organiseren. Je stelt de juiste prioriteiten om zo de gestelde deadlines te behalen.
27. Je voert je werk zelfstandig uit en je brengt regelmatig verslag uit aan de hiërarchisch verantwoordelijke.
28. Je neemt initiatief. Je signaleert kansen, pakt spontaan problemen aan en komt uit eigen beweging met een voorstel of oplossing. Je streeft mee naar een efficiënte administratieve werking van de dienst.
29. Je draagt bij tot een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan.