De Faculteit Toegepaste Ingenieurswetenschappen van de Universiteit Antwerpen zoekt een deeltijdse (80 %) dossierbeheerder HR en beleidsondersteuning.
De functie omvat vastomlijnde opdrachten in twee domeinen:
* Gemiddeld anderhalve dag per week (30%) sta je ter ondersteuning van het facultaire HR-team en de departementen in voor de administratie van personeelsbewegingen (aanstellingen, verlengingen, enz.) op de facultaire personeelsenveloppe en dan in het bijzonder de administratieve voorbereiding en opvolging van de besluitvorming in de vier departementsraden en de Faculteitsraad.
* Gemiddeld een halve dag per week (10%) vervul je taken in de financiële cel van de faculteit: bij voorbeeld bestellingen goedkeuren, inkomende facturen verwerken, rapportering voorbereiden.
* In de andere helft van je functie neem je projectmatig taken op in de Cel Algemeen Beleid en Onderzoek van het decanaat. Onder die cel vallen de domeinen HR, financiën, secretariaat, communicatie, onderzoek, infrastructuur en preventie.
* Je projectmatige werk houdt in dat je verslagen schrijft van vergaderingen, data en informatie verzamelt en beheert en correct informatie verstrekt aan collega's, klanten en opdrachtgevers.
* Naargelang van jouw specifieke expertise en in een taakverdeling met de andere leden van de cel neem je ook andere administratieve en logistieke taken op, bv. het beheer van facultaire intra- en SharePoint-sites, de organisatie van interne evenementen.
* Onder het projectmatige werk valt ook dat je taken opneemt van afwezige collega's, volgens de back-up-taakverdeling die op teamniveau wordt afgesproken.
* Bij het realiseren van de doelstellingen hou je rekening met de voorziene instructies en de regelgeving.
* Je hebt bij voorkeur ervaring met HR-werk of financieel werk.
* Je werkt graag secuur en vindt plezier in een vlotte en correcte administratie.
* Je houdt van variatie in taken en tools en kan goed omgaan met verandering.
* Je werkt graag in een team, vindt vlot aansluiting bij collega's in verschillende domeinen en kan tegelijkertijd goed zelfstandig werken, met een groot verantwoordelijkheidsgevoel voor je eigen taken.
* Je kan vlot overweg met Microsoft365. Je bent sterk met Outlook en Word en hebt een stevige basis in Excel en PowerPoint.
* Je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en het Engels.
* Ervaring met verslaggeving is een meerwaarde.
* Je gaat klantvriendelijk, integer, creatief, kwaliteitsgericht en samenwerkingsgericht te werk.
* Je kan goed plannen en organiseren.
Customer Centricity, Rapporteren, Outlook, Administratie, Administratie, Planning, Beslissingen nemen, Financiën, Communicatie, Engelse taal, Logistieke sector, MS Excel, Nederlands, Infrastructuur, PowerPoint, Onderzoek, Projectmatig werken