Bedrijfsomschrijving
Eenfamiliebedrijf dat werd opgericht in 1946 voor industriëleschilderwerken. Het is ondertussen uitgegroeid tot één van debelangrijkste Belgische dienstverlenende bedrijven in facilitymanagement en industriële coatings.
Functieomschrijving
Als intern sociaal secretariaat omvat derol van de Operations Administrator Payroll de volledigeverantwoordelijkheid voor het personeelsbeheer van A tot Z.Daarnaast ondersteun je het team actief om een foutloze enefficiënte loonadministratie te waarborgen :
* Beheervan administratieve documenten encommunicatie
o Voorbereiden en beheren vanarbeidsovereenkomsten, addenda, documenten met betrekking totinterne mobiliteit en exitdocumenten zoals deC4
o Opstellen en regelmatig bijwerken vanloonfiches en beheren van essentiële documenten met betrekking totde carrière van medewerkers
o Opvolgen vancontractuele wijzigingen en ervoor zorgen dat medewerkersdossiersup-to-date en wettelijk conform zijn
o Afdrukken, archiverenen verzenden van administratieve en sociale documenten(opzegbrieven, waarschuwingen, enz.)
o Beheren van internecommunicatie via de interne mailbox en het opstellen en verzendenvan Sociale Risicoverklaringen (DRS)
o Documentatie eninkomende/uitgaande correspondentie effectief organiseren enarchiveren voor een nauwkeurigeadministratie
* Onboarding en vertrek vanmedewerkers
o Plannen en organiseren van alle stappenvoor de integratie van nieuwe medewerkers, inclusief hetvoorbereiden van checklists, interne communicatie enwelkomstnotities
o Afhandelen van administratieveformaliteiten en informeren van betrokken teams bij het vertrek vanmedewerkers
o Zorgen voor de nodige informatie enmiddelen (toegang, materiaal, documentatie) voor nieuwe medewerkersen communiceren met interne stakeholders
* Opvolging vanafwezigheden en arbeidsongevallen
o Invoeren en opvolgenvan medische attesten, diverse afwezigheden en andererechtvaardigingsdocumenten
o Organiseren enopvolgen van medische controles en beheer van arbeidsongevallen insamenwerking met de betrokken teams
o Bijhouden van eenopvolgingssysteem voor afwezigheden en ongevallen om periodiekestatistieken en rapporten op te maken
* Loonbeheer envoordelen
o Beheer van bestellingen voormaaltijdcheques, ecocheques en andere sociale voordelen voormedewerkers
o Behandelen van loonbeslagen, cessies enschuldmediatie in overeenstemming met wettelijke verplichtingen enverzoeken van medewerkers
o Coördineren van deloonadministratie, inclusief het opstellen en controleren vandocumentatie aan het einde van de loonperiode en het versturen vanloonfiches
o Beheer van personeelsverzekeringen,inclusief opvolging van inschrijvingen enwijzigingen
o Opvolgen van sociale documenten, zoalsdie met betrekking tot economische werkloosheid en schorsing vanarbeidsovereenkomsten
o Administratieve stappen ondernemen bijwijzigingen in de sociale dekking vanmedewerkers
* Operationele ondersteuningen compliance
o Beantwoorden vanvragen van operationele medewerkers over administratieve aspectenvan hun contract of loon
o Opvolgen van telefoons en e-mails, metname via de payroll-mailbox, om snel en nauwkeurig informatie teverstrekken
o Ondersteunen van administratieve enoperationele teams bij inspecties en audits, inclusief hetverzamelen en voorbereiden van de vereistedocumenten
Functie-eisen
* Jeweet een vertrouwensrelatie op te bouwen met interneklanten
* Jebent nauwgezet, georganiseerd en werkt rigoureus om kwalitatiefwerk te leveren binnen de deadlines
* Jehebt een passie voor administratieve taken en werkt volgensprioriteiten
* Jecommuniceert duidelijk en beknopt en past je boodschap aan jegesprekspartner aan
* Jehebt een eerste ervaring in een sociaal secretariaat ofpersoneelsdienst
* Jebent leergierig
* Jebent discreet, collegiaal, positief enbehulpzaam
Arbeidsvoorwaarden
* Echtemogelijkheden om initiatief te nemen en te groeien in een stabieleen aangename werkomgeving
* Eensalaris in lijn met jouw ervaring
* Extralegale voordelen: maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering,groepsverzekering, enz.
* Eencontract van onbepaalde duur (20u/week)