Description de fonctionPour l’un de nos clients, nous recherchons un(e) Employé(e) Administratif(ve) Bilingue Français/Néerlandais. Vous assurerez la gestion administrative quotidienne, le suivi des dossiers et la communication interne et externe en français et en néerlandais.1. Dossiers d’exécution pourles équipes d’installationMission :· Estresponsable de la préparation des dossiers d’exécution à remettre aux équipesde montageAttributions :1. Surinstruction du responsable du planning des projets ou du chef de chantierconcerné, constitue le dossier d’exécution nécessaire à l’équipe en charge dela réalisation du projetSans quecette liste ne soit exhaustive, le dossier comprendra au minimum :- Leplan d’implantation des équipements auquel sera précisé sn statut :« In Progress » si non-définitif et « Final » si bon pourexécution : o Lestatut sera défini par le chef de projet- Laconfirmation de commande non-valorisée- Lecas échéant les informations relatives aux sous-traitants et aux éventuelstechniciens externes en assistanceLe dossier d’exécution pourra être complété de tout autre documentd’application tel que :- LePPSS et les éventuelles brochures de sécurité du client- Lesautorisations d’accès- Etc…2. Dossiers as-builtMission :· Estresponsable de la classification et la mise à jour des documents techniquesrelatifs à l’exécution des projets réalisés par l’entreprise· Estresponsable de la constitution des dossiers as-built et de la gestiondocumentaire y relative· Contribueà l’élaboration des fiches techniques en étroite collaboration avec le« service projets »· Estresponsable de la tenue à jour du document de suivi des dossiers as-built Attributions :1. Etabliet tient à jour l’échéancier des dossiers as-built2. S’informeauprès du Maître d’Ouvrage/Client des exigences en termes structure, deprésentation et de documents constitutifs du dossier as-built3. Contribueà la mise en forme de fiches techniques conformément aux spécificités requisespar le Maître d’OuvrageCollabore avec les équipes commerciales et techniquespour obtenir des détails spécifiques à inclure dans les fiches techniquesActualise les fiches techniques en fonction desmodifications et des évolutions des projets4. Collecteles documents techniques auprès des différents intervenants du projets (back-officeservice commercial, dessinateur, chefs de chantier, sous-traitants, etc….)Le cas échéant, informe les sous-traitantsimpliqués dans un projets des normes relatives à l’élaboration du dossieras-built par la transmission des obligations sur le principe du back to back5. Organiseles informations recueillies de manière systématique pour créer des dossiersas-built completsVérifie l'exactitude et la cohérence des donnéespour garantir la précision des dossiers finaux.6. Utiliseles plateformes de gestion documentaire pour stocker, organiser et partager lesdocuments techniques de manière électroniqueSuit les éventuelles formations à l’utilisationdes plateformes de gestion documentaire des partenaires de l’entreprise Assure la mise en ligne des documents requis surles plateformes de Gestion DocumentaireEffectue les mises à jour régulières pour refléterl'évolution des projets et/ou les validations des intervenants externes àl’entrepriseAssure et gère le suivi des statuts d’approbationdes documents7. Assurela constitution des dossiers as-built physiques (hard copy)Imprime lesdocuments techniques, les plans techniques à introduire dans le dossier as-builtClassechaque document constitutif du dossier as-built suivant la structure en vigueurou imposée par le Maître d’ouvragePrépare la noted’envoi relative à la remise du dossier as-built et en archive l’exemplairesigné pour réception par le Maître d’Ouvrage8. Collaboreétroitement avec les équipes opérationnelles, les ingénieurs et lesresponsables de projet pour garantir la qualité et l'exhaustivité des documents9. Répondaux demandes d'information et fourni un support administratif aux équipesconcernées3. PV de réceptionprovisoire et définitiveMission :· Estresponsable de la classification, de la sauvegarde et de la communication desprocès-verbaux de réception provisoire aux intervenants concernés · Estresponsable de la classification, de la sauvegarde et de la communication desprocès-verbaux de réception définitive aux intervenants concernésAttributions :1. Collecteles procès-verbaux de réception provisoire et en assure la transmission auxintervenants concernés :- Lecoordinateur interne- Lechef de chantier en charge du dossier en vue de la levée des remarqueséventuelles- Lereprésentant en charge du dossier- Ladirection administrative en vue de la levée des garanties bancaires éventuelles2. Inscritau planning et gère le calendrier des demandes de réception définitive3. Rédigele courrier de demande de réception définitive et le fait signer par ladirection de l’entreprise4. Collecteles procès-verbaux de réception définitive et en assure la transmission auxintervenants concernés :- Lecoordinateur interne- Lechef de chantier en charge du dossier en vue de la levée des remarqueséventuelles- Lereprésentant en charge du dossier- Ladirection administrative en vue de la levée des garanties bancaires éventuelles4. Attestation de bonneexécutionMission :· Estresponsable de la préparation, de l’envoi et du suivi des attestations de bonneexécution· Estresponsable de la classification et de la sauvegarde des attestations de bonneexécutionAttributions :1. Préparel’attestation de bonne exécution qu’elle adresse au client2. S’assurede ce que l’attestation nous est bien retournée et, à défaut, relance le Maîtred’Ouvrage concerné3. Archivel’attestation de bonne exécution dûment complétée dans le fichier adhoc et eninforme le back-office du service « projets »5. Assistance au bureau dedessin Mission :· Elaboreles légendes pour les plans· Assurele support administratif au(x) dessinateur(s) en cas de nécessité Attributions :1. Créeles légendes à insérer sur les plans et en assure la mise à jour en fonction del’évolution des dossiers2. Imprimeet plie les plans à la demande du dessinateur ou, en son absence, d’un de sescollaborateurs en exprimant la demande3. Rédige/contrôle/corrigeles légendes des plans d’implantation et/ou d’installationApplications utilisées :- AdobeAcrobat- Autocad2D principalement- Sketchupoccasionnellement pour les esquisses en 3D et/ou plans de fabrication- PackageMS Office : Word, Excel, Outlook… Profil*Maîtrise du français et du néerlandais (écrit et oral)*Expérience en administration (atout)*Bonne organisation et rigueur*Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)*Excellentes compétences en communicationOffre*Un contrat attractif dans une entreprise dynamique*Un environnement de travail agréable et collaboratif*Une rémunération compétitive