Situé au coeur de la Forêt de Soignes, à l’intersection de la Wallonie, de la Flandres et de Bruxelles, le Dolce by Wyndham La Hulpe Brussels offre de nombreuses possibilités pour permettre aux membres d’une équipe, à des amis ou aux familles de se réunir dans des conditions optimales de sécurité et de confort au contact de la nature pour stimuler l’échange et l’inspiration.
L’hôtel 4* inclut un restaurant de 1000m² et 264 chambres et suites au décor contemporain offrant des vues apaisantes uniques sur la forêt de Soignes. Des activités sportives et récréatives sont également proposées sur site (piscine intérieure avec terrasse, sauna, hammam, Spa Cinq Mondes, terrains de tennis extérieurs, parcours santé en forêt…) ainsi que dans les proches environs (balade à pied, en vélo ou en trottinette électrique vers le Parc Solvay, la Fondation Folon ou Waterloo.)
Le centre de conférence de 4500 m² est réparti en 40 salles de séminaire de 40 à 750m² dont 2 auditoriums (150 et 500 sièges). Chaque espace bénéficie d’un système de ventilation performant et est équipé de technologies de pointe, permettant l’organisation de réunions hybrides. Les nombreux et larges espaces extérieurs démultiplient les possibilités.
Agent de réservation
Objectif Principal
Garantir un service clientèle de qualité et personnalisé en répondant aux attentes des clients, tout en contribuant aux objectifs de l’équipe et de l’entreprise, à l’optimisation des revenus, et à une gestion efficace des réservations.
Responsabilités Clés
1. Optimisation des Réservations
* Gérer les demandes de réservation en temps réel pour les clients individuels, groupes, tour-opérateurs, entreprises, et plateformes de voyages en ligne.
* Maximiser l’occupation des chambres et optimiser les revenus grâce à des stratégies de vente adaptées.
* Assurer un encodage précis des réservations dans les systèmes (Opera Cloud) et garantir une gestion sans faille des confirmations, lettres de visa, proformas, et autres documents administratifs.
2. Service Clientèle et Accueil Professionnel
* Répondre aux demandes de réservation par téléphone, email ou via les départements internes de manière rapide, chaleureuse et professionnelle.
* Proposer des solutions adaptées et des suggestions pertinentes pour enrichir l’expérience client.
* Assurer un suivi rigoureux des demandes en coordination avec les départements concernés.
3. Vente Incitative (Upselling)
* Promouvoir activement les services premium tels que le Spa, les activités exclusives, ou les offres gastronomiques, afin d’enrichir l’expérience client et de générer des revenus supplémentaires.
* Utiliser Opera Cloud pour intégrer les services premium dans les réservations et assurer une facturation précise.
4. Collaboration Inter-départements
* Travailler en étroite collaboration avec les équipes du Front Office, du F&B, du département des Conférences et des Sales Managers pour garantir une expérience homogène.
* Partager en temps réel les informations pertinentes pour assurer un service irréprochable.
5. Suivi et Reporting
* Préparer et suivre les rooming lists des groupes, vérifier les détails des réservations (durée de séjour, type de chambres, préférences clients, moyens de paiement, etc.).
* Établir des rapports réguliers pour anticiper les besoins des clients et optimiser leur satisfaction.
6. Respect des Politiques de l’Entreprise
* Adhérer aux procédures internes, garantir la confidentialité des informations, et contribuer à un environnement de travail harmonieux et collaboratif.
Compétences et Qualités Requises
1. Expérience et Compétences Techniques
* Expérience en service clientèle avec une écoute active et empathique.
* Bonne maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et des outils spécifiques tels qu’Opera Cloud PMS, SynXis, SaferPay, et DocuSign.
2. Compétences Linguistiques
* Excellente maîtrise du français, de l’anglais et du néerlandais (oral et écrit).
3. Qualités Personnelles
* Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à prioriser efficacement et à travailler en équipe.
* Sens du service, rigueur et souci du détail.
* Capacité à établir une relation de confiance et à s’adapter aux besoins variés des clients.
Environnement de Travail
Vous serez un point de contact essentiel pour les clients et partenaires, jouant un rôle clé dans l’image de l’hôtel et la satisfaction client. Vous utiliserez des outils modernes (Microsoft Teams, Opera Cloud, Excel/Google Sheets) pour garantir une communication efficace et une coordination optimale entre les départements.