Als dossierbeheerder
Dossiers analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures
om een besluit te trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een
beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.
- De behandelde dossiers controleren
- Nagaan of de informatie in het dossier volledig en correct is
- Informatie opzoeken in verschillende bestanden
- Informatie of verduidelijkingen inwinnen bij verschillende bronnen
- Het dossier of informatie dat verband houdt met het dossier ontvangen
- In samenwerking met het diensthoofd en de sectiechefs instaan voor een gestructureerde en
geactualiseerde PLIF-catalogus
Als plannningsdeskundige
De uitvoering van taken, activiteiten, technische procedures coördineren om het
praktische verloop van de activiteiten te verzekeren.
- De binnenkomende post of mails beheren
- Helpen bij de praktische organisatie van onthaalfunctionaliteit, evenementen, colloquia, activiteiten, vergaderingen, opleidingen
- Faxen, emails en brieven versturen voor de dienst of het diensthoofd PLIF
- Kopieën maken en documentatiedossiers samenstellen
- Vergaderingen plannen, uitnodigingen versturen en de zaal reserveren
- Het logistieke materiaal voor de dienst reserveren of voorzien
- De dagelijkse werking van het invalspunt PLIF organiseren en de mogelijke knelpunten aanwijzen en voorleggen aan het diensthoofd PLIF
Als administratieve ondersteuning
Administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de
geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te
waarborgen en/of om de nodige documenten te beschikking te stellen.
- Administratieve documenten opstellen, aanpassen en/of controleren en vervolgens archiveren volgens de geldende procedures of regels
- Dossiers samenstellen en administratief beheren en opvolgen
- In het kader van interne vergaderingen de agenda beheren, opvolgen en notuleren
- Gestandaardiseerde en gepersonaliseerde brieven en nota's opstellen voor de PLIF-dienst
- De vormgeving van documenten verzorgen
- Zorgen voor dat de collega's, partners of klanten op het overeengekomen tijdstip over de nodige documenten beschikken
Als contactpersoon
Antwoorden op de vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen
aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij
het zoeken naar een antwoord op hun vraag.
- De nodige documenten/brochures/inlichtingen aan de personen bezorgen (bvb. Catalogus PLIF)
- De klanten doorverwijzen naar de bevoegde personen/diensten
- Voor interne of externe klanten opzoekingen doen in de gegevensbanken of archieven
- Telefonisch of via mail antwoorden op de verzoeken van interne of externe klanten
Als gegevensbeheerder
Relevante informatie voor de organisatie klasseren en/of gegevens invoeren in
gegevensbanken om gestructureerde informatie ter beschikking te stellen van de
organisatie.
- Dossiers, documenten of andere relevante informatie voor de dienst ordenen en rangschikken volgens de procedures of regels (RIO, …)
- Op basis van de gegevensbank rapporten en lijsten maken
- Gegevens ordenen en toekennen aan de categorieën van het computerbestand of de gegevensbank
- De gegevensbank up-to-date houden door nieuwe of gewijzigde gegevens op de overeengekomen tijdstippen in te voeren.
- De toegankelijkheid van de classificatie verhogen (etiketten, inhoudsopgave, structuur van de dossiers ...)
Als Helpdesk
Technische inlichtingen en antwoorden verstrekken aan de personeelsleden/
klanten/gebruikers om hen een gepaste oplossing voor hun vragen en problemen te
geven.
- Het probleem bepalen in de situatie die de verzoeker uiteenzet
- Inlichtingen die overeenkomen met een veel voorkomende situatie verstrekken
- De verzoeken gesynthetiseerd doorsturen naar de technische deskundige.