Bordet - Secrétaire médicale (h/f/x) - 19h - CDR
La société
LHôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B) regroupe lHôpital Erasme, lInstitut Jules Bordet et lHôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en à linitiative de la Ville de Bruxelles et de lUniversité Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des soins de santé de haute qualité et accessibles à tous ainsi que lexcellence dans la formation et la recherche. LH.U.B compte 1. lits dhospitalisation et plus de 6. membres du personnel, dont ETP médecins et 3. ETP non médicaux. LH.U.B a pour ambition doffrir à lensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et dévolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de lensemble.
Fonction
Sous la direction de la Secrétaire Responsable du secteur médical, vous contribuerez avec vos collègues à assurer un support administratif général des activités du Service de médecine oncologique, comprenant notamment les tâches suivantes :
1. Gérer lagenda Outlook (prise de RDV, télé/visio-conférences, ), du téléphone et des contacts
2. Gérer ladministration du service (les courriers et la boîte mail, les demandes extérieures dimpression des dossiers médicaux, économat, etc.)
3. Organisation de réunions et prise de note (PV), organisation/gestion de séminaires, dévénements divers et de congrès (présentiel et virtuel)
4. Organisation de voyages scientifiques/séminaires/symposia : financement, logistique, planning, diapositives, contrats et notes de frais
5. Mise à jour du CV des médecins
6. Soumission et suivi des publications
7. Préparation de présentations PowerPoint
8. Encadrement détudiants/stagiaires/visiteurs, médecins étrangers (accueil, planning, démarches administratives)
9. Assurer la coordination du trajet de patients à profil spécifique : centralisation des données patients, création et gestion dune base de données, suivi étape par étape, coordination des examens complémentaires en fonction du résultat des examens précédents selon les directives médicales
10. Mise à jour des différentes bases de données patients et rédaction régulière de statistiques pour différents aspects de lactivité médicale (chiffres, pourcentages, graphiques sur Excel)
11. Suivi du dossier administratif du dossier patient
12. Classer et archiver les rapports et dossiers en concertation avec le service archives
Les activités de recherche se déroulant dans un contexte international, de nombreux courriers et contacts sont traités en anglais.
Vous faites partie dune équipe et à ce titre, vous assurez le remplacement de certain(es) collègues en cas dabsence.
Profil
13. Niveau détude minimum : bachelier, de préférence en secrétariat ou expérience équivalente
14. Très bon niveau de communication verbale et écrite
15. Excellente connaissance de langlais oral et écrit
16. Excellente connaissance de PowerPoint et de Word + maîtrise de MS Outlook et dInternet (bonne connaissance dExcel et de Teams est un plus)
17. Bonnes capacités organisationnelles, rapide et dynamique, bonne gestion du temps et des priorités
18. Esprit dinitiative
19. Aisance relationnelle et polyvalence
20. Sens des responsabilités
21. Bonne résistance au stress
22. Discrétion et confidentialité
23. Excellent esprit déquipe et dynamisme
Langue
Vous avez de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposés à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité dobtenir une prime de bilinguisme SELOR de bruts sous réserve de la remise du Selor Art. 10)
Offre
24. Un contrat de remplacement de 19h semaine
25. Des avantages extra légaux :
26. Des chèques repas dune valeur de 7,30
27. Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau (pour vous, votre conjoint, vos ascendants ou descendants à charge)
28. Le remboursement à % de labonnement annuel stib, une intervention de 80% dans les frais de transport en commun et/ou des indemnités vélo
29. Une prime annuelle dattractivité
30. Une allocation mensuelle de bilinguisme de bruts (sous réserve de la remise du brevet Selor Art. 10)
31. 24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux (+ les différents congés de circonstance)
32. De multiples opportunités de carrières au sein dun grand réseau
33. Un parcours dintégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
34. Un programme de formations qui vous permettra dévoluer tout au long de votre carrière
Modalités dintroduction des candidatures
Veuillez-vous rendre sur le site intranet de l'H.U.B et introduisez votre candidature en ligne directement via loffre concernée (CV et lettre de motivation).
35. Publiée le: jeu. 8 août
36. Lieu: Site Anderlecht
ULB HOPITAL ERASME
Route de Lennik,
Bruxelles
Belgique
37. Téléphone: 02/.31.11