Description de l'annonce
Noussommes actuellement à la recherche d’un profil intérim – assistant technique& administratif pour le remplacement d’une personne en incapacité detravail.
* Assure la gestion et le suivi administratif du département E&C
Agit en tant quepersonne de référence pour les équipes concernant toute question administrativesur son département ou l’entreprise
Planifie etorganise logistiquement les déplacements et les séminaires (réservationd’hôtel, transports, salle de séminaire, communication aux servicesconcernés,…)
S’assure du bondéroulement des tâches de la cellule ATS (Administrative and Technical Support)et de la gestion du processus administratif du département en répondant auxquestions complexes (facturation, commande, information d’analyse,…)
* Assiste les chefs de projet dans la gestion administrative des projets
Soutient les chefs de projet pour rédiger/constituer le dossier d’appel d’offre
Soutient leschefs de projet pour la mise à jour des données projet sur la plateforme
Assure le suivide l’approbation des factures et fait les relances le cas échéant
Assure la suiviet la justification des dépassements budgétaires des projets et fait unreporting à l’E&C Manager
* Assiste le Manager E&C dans les tâches administratives
Effectue destâches administratives à la demande du responsable E&C (ex : rédigerdes notes de frais, créer des prestations, valider les demandes d’achats, …)
Planifie etorganise les réunions et rendez-vous de son responsable dans l’agenda enfonction des priorités et l’importance des sujets
Compile lesdonnées relatives aux prestations des équipes E&C sur les différentsprojets
* Veille à la logistique du matériel et des locaux du département
Commande lematériel et mobilier via le service achat technique
Récolte lesinformations nécessaires auprès des services pour des réparations et commandesde fournitures
* Effectue le suivi des pointages
Vérifie lespointages et fait signer les états de présences mensuelles des employés etcadres (internes et intérimaires).
Assure le suiviadministratif des congés maladies et des anomalies pour le service
Vérifie lesheures prestées des intérimaires, les montants et la mise à jour des commandes
Met à jour letableau mensuel des coûts et heures prestées du bureau d’études pour lecontrôle de gestion
Votre profil
Bachelieren secrétariat, gestion administrative, ou dans un domaine technique ;
Unepremière expérience dans un poste similaire, idéalement au sein d’un bureaud’études, est un plus ;
Maîtrisedes outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et SAP ;
Excellentegestion du temps, capacité à travailler sous pression et à respecter lesdélais ;
Bonnecapacité de rédaction et de communication, aussi bien en interne qu'avec lesclients ou partenaires externes.
Lamaîtrise de l’anglais est un plus.
Autonomie,rigueur, sens du détail, et esprit d’équipe
Notre offre
- Un temps plein 37h/semaine – minimum 6 mois
- Un salaire en fonction de votre expérience