Contexte
:
ULB HUSCI est le centre de formation continue en sciences humaines et sociales de l'Université libre de Bruxelles. Depuis 8 ans, grâce à une équipe jeune, enthousiaste et pluridisciplinaire, nous y accueillons plus de 2 000 adultes en formation par an.
Notre mission est de proposer des parcours de formation innovants et de qualité pour toutes les personnes qui souhaitent compléter et adapter ses compétences. Nous travaillons également en direct avec les organisations soucieuses du développement de leurs collaborateurs ainsi que sur des programmes spécifiques pour les chercheurs d'emploi.
ULB HUSCI connaît un développement rapide de son catalogue de formation nécessitant le recrutement d'un.e coordinateur.trice de formation sur le campus de Charleroi ou sur le campus du Solbosch.
Fonction :
Le rôle du/de la coordinateur.trice de formation est d'assurer l'organisation pratique et logistique d'un ensemble de certificats et formations courtes. Entre autres, la gestion et le suivi des inscriptions des étudiant.e.s, le suivi de l'organisation pratique ainsi que le secrétariat. Ce travail se fait au sein de l'équipe de coordination sous la supervision de la responsable opérationnelle.
Mission 1 : Préparation des sessions
* Proposition des horaires
* Réservations des locaux
* Participation à l'organisation pratique d'événements (supports com, logistique…) tels que les proclamations, des conférences
Mission 2 : Gestion «au quotidien » :
* Rappels de cours
* Demandes et réception des supports de cours
* Organisation de l'espace en ligne de formations sur Moodle
* Catering
* Suivi des accréditations (avec le responsable qualité)
* Réponses aux demandes des étudiants
* Soutien aux cours en ligne (outils Teams de la suite Microsoft office, Zoom)
* Suivi des tableaux d'honoraires pour les paiements des intervenants (avec la coordinatrice financière)
* Suivi des factures (avec la coordinatrice financière)
* Préparation et organisation pratique des examens
* Suivi des travaux de fin de formation
* Suivi des conventions et rédaction des rapports d'activité
* …
Ces tâches se font en concertation directe avec les autres coordinateurs de formations et la direction opérationnelle.
Profil :
* Être titulaire d'un bachelier ou CESS avec ou sans expérience professionnelle utile. Nous recherchons avant tout des personnes dynamiques et motivées par la formation tout au long de la vie.
* Les candidat·e·s ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenus/retenu
* Les personnes possédant un diplôme n'émanant pas de la Fédération Wallonie-Bruxelles devront en obtenir une équivalence par la FWB
Connaissances et compétences générales :
* Polyvalence
* Adaptation et gestion du changement
* Flexibilité
* Orthographe irréprochable
* Maitrise de la suite Office (Outlook, Word, Excel, Teams…)
* Gestion des priorités
* Organisation
Connaissances et compétences spécifiques à la fonction :
* La connaissance de l'anglais et/ou du néerlandais est un plus.
* Des connaissances en webdesign (gestion d'un site web, blog…) sont un plus.
Qualités requises :
* Capacité à travailler en équipe et sous pression
* Être orienté(e) service et solution
* Capacité d'adaptation et d'initiative
* Sens des responsabilités / fiabilité
* Sens de la relation client
* Ponctualité
* Rigueur
* Sens du service
Nous offrons :
* Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes
* Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire
* Une formation permanente
* Un équilibre vie privée-vie professionnelle