1. Je hebt een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
2. Je hebt bij voorkeur enkele jaren ervaring in een gelijkaardige functie in een onderwijsomgeving.
3. Je kunt vlot werken met courante ICT-toepassingen, waaronder ook sociale media. Ervaring met of interesse in grafische programma’s (zoals InDesign), WMS/Plone en SAP zijn een pluspunt.
4. Je cijfert nauwkeurig en bent administratief sterk. Je bent bereid, via opleidingen en zelfstudie, kennis van de KU Leuven financieel-administratieve processen, regelgeving en systemen op te bouwen.
5. Je slaagt erin om binnen een breed scala aan taken en verantwoordelijkheden een goed overzicht te handhaven.
6. Je hebt een goede kennis van het Nederlands en het Engels, zowel mondeling als schriftelijk. Je hebt een vlotte pen.
7. Je bent proactief, gestructureerd en organisatorisch sterk, met oog voor detail en nauwkeurigheid.
8. Je kan prioriteiten stellen, bent oplossingsgericht en stressbestendig.
9. Je bent klantgericht en discreet.
10. Je kan zowel zelfstandig als in team werken.
11. Je bent communicatief sterk en vlot in de omgang.
Het is de missie en ambitie van KU Leuven om wetenschappelijke kennis te vertalen naar het werkveld en aan te bieden via een academisch kwaliteitsvol aanbod van levenslang leren. Het ABFT trainingscentrum biedt een evidence-based opleidingsaanbod voor klinische professionals vanuit inzichten in Attachment Based Family Therapy (ABFT). ABFT is een kortdurende, systeemtherapeutische interventie waarin jongeren en hun ouders een verbindend traject doorlopen om samen sterker te staan in het omgaan met uitdagingen en problemen. Het ABFT trainingscentrum aan KU Leuven heeft als enige een licentie van de ABFT ontwikkelaars om officiële ABFT opleiding en supervisie aan te bieden in de Benelux. Door de sterke groei en ambities van het centrum, zijn we op zoek naar een opleidingscoördinator die, in nauwe samenwerking met de academisch verantwoordelijke en andere stakeholders, aan het hoofd staat van het trainingscentrum.
12. Je fungeert als algemeen aanspreekpunt en beantwoordt allerhande vragen van deelnemers, organisatoren en docenten mondeling, via telefoon of via e-mail.
13. Je regelt de administratieve, praktische en logistieke organisatie van vormingsinitiatieven, zoals inschrijftool, lokalenreservering, catering, signalisatie, parkeermogelijkheden, etc.
14. Je staat in voor de bekendmaking van het aanbod via interne en externe communicatiekanalen. Je beheert de mailbox, de vormingswebsite, nieuwsbrieven en sociale media kanalen.
15. Je gaat in geval van problemen na welke oplossingen er zijn binnen de bestaande procedures. Waar nodig vraag je informatie op bij andere diensten en koppel je terug naar je interne of externe klanten.
16. Je verzorgt de inschrijving van deelnemers en begeleidt hen door proactief info te verstrekken en op te volgen.
17. Je begeleidt jobstudenten in het uitvoeren van taken ter voorbereiding en/of tijdens het event zelf.
18. Je verzorgt contacten met docenten en maakt afspraken over opleidingsmateriaal, evaluatie en vergoedingen.
19. Je zorgt voor de financiële administratie van opleidingen en regelt o.a. de facturatie van inschrijvingsgelden en uitbetaling van docenten en diensten. Afhankelijk van jouw kennis en ervaring neem je dit volledig zelf op of in samenwerking met de financiële antenne.
20. Je verzorgt de opmaak en ondertekening van certificaten, contracten en attesten.
21. Je bent verantwoordelijk voor het beheer van gegevensbestanden zoals inschrijvingslijsten, contactgegevens, behaalde certificering, etc.
Je wordt aangesteld op de onderzoekseenheid klinische psychologie aan de faculteit psychologie en pedagogische wetenschappen. Onze eenheid verzorgt onderzoek en onderwijs over geestelijke gezondheidsproblemen bij kinderen, jongeren, en volwassenen en de behandeling van deze problemen
We bieden je een deeltijdse arbeidsovereenkomst (80%) voor 1 jaar, verlengbaar voor onbepaalde duur. De mogelijkheid bestaat dat het werkpercentage stijgt in de toekomst. Gespreide beschikbaarheid over de werkweek is evenwel een pluspunt.
Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alles meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4.
Je geniet aan KU Leuven van extralegale voordelen zoals hospitalisatie- en groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, samenaankoop, tussenkomst in fiets- en openbaar vervoer, .... Deze functie omvat een gevarieerd takenpakket in een collegiale werksfeer en met flexibiliteit naar werkplanning en thuiswerk.
Je komt terecht in een tof en gedreven team binnen een groeiende en dynamische dienst.