Hier doe je het voor
Als Management Assistent ben je de rechterhand van onze Regional Country Director (Be-Lux-De-At) en rapporteer je aan haar. Je bent ook het visitekaartje van HEMA. Eerste contacten lopen vaak via jou, via e-mail of per telefoon. Dankzij je professionalisme en je talent voor administratie en organisatie, win je snel het vertrouwen van het management.
Jouw hoofdtaken zijn verdeeld in twee grote onderdelen:
- Ondersteuning van de BeLux directie
- Officemanagement
Ondersteuning management
Je geeft administratieve ondersteuning aan het directie-team en neemt ook initiatieven om verbeteringen in de verschillende processen voor te stellen:
- Agenda beheer: meetings en afspraken inplannen, planningen opmaken,
- Mail beheer: digitaal archiveren, mails schikken,
- Facturatie nakijken en opvolgen
- Verschillende evenementen organiseren van A tot Z : voor de catering zorgen, huur van de locatie, communicatieplan opstellen rondom het event, planning van het event opstellen en beheren,
- Communicaties opstellen in het Nederlands, Frans en Engels
- Voorbereiden van presentaties in PowerPoint en/of Excel
Officemanagement
Je zorgt voor het optimaal functioneren van het Support Office:
- Beantwoorden van telefoons en deze doorsturen naar de correcte personen of boodschappen aannemen
- Onthaal van bezoekers
- Postverdeling
- Bestellingen opmaken voor alle benodigdheden op het Support Office om het dagelijks leven van jouw collegas beter, leuker en makkelijker te maken, o.a. enveloppes en schrijfwaren, keukenmateriaal, dranken voor de drankmachine, koffie,
- Cadeaubestellingen voor verschillende zaken: trouw, geboorte, begrafenis, kerst, Sinterklaas,
- Beheer van de garageplaatsen