Functiebeschrijving
We zijn op zoek naar een (zeer) ervaren Management Assistant ter ondersteuning van een van onze afdelingen.
* Samen met je collega's ben je een belangrijke schakel tussen het management en de afdeling. Jullie vormen samen het ankerpunt binnen de divisie en staan met een glimlach in voor het dagelijkse reilen en zeilen.
* Je voert algemene administratieve taken uit ter ondersteuning van de manager(s) en de divisie. Dit kan gaan van goedkeuring van documenten tot helpen bij de digitale archivering en ad hoc taken voor de managers en/of de collega's van de divisie.
* Je werkt nauw samen met onze interne travel afdeling om de zakenreizen van de manager(s) en/of collega's in goede banen te leiden. Jij zorgt ervoor dat ze zonder zorgen kunnen vertrekken en alle nodige documenten hebben.
* Efficiënt agendabeheer is helemaal jouw ding. Je plant afspraken, bijeenkomsten en vergaderingen in en treft hiervoor de nodige voorbereidingen. Je blijft de agenda ook steeds in het oog houden, zodat je wijzigingen proactief in orde kan brengen.
* Een nieuwe collega in het team of een collega die vertrekt? Dan waak jij erover dat alle nodige stappen zijn genomen om hun opstart of vertrek goed te kunnen verwerken.
* De in- en uitgaande communicatie verwerk je steeds met de nodige zorg en een oog voor detail. Je weet goed prioriteiten te stellen en de belangrijke zaken eerst te behandelen.
Professionele kenmerken
* Je behaalde minstens een bachelor diploma in een administratieve richting.
* Je hebt (veel) ervaring als een management of personal assistent in een groot internationaal bedrijf.
* Je kan je perfect uitdrukken in het Nederlands en het Engels, zowel mondeling als schriftelijk. Spreek je ook andere talen? Dan zien we dat als een pluspunt.
* Je hebt een goede kennis van het MS Office pakket en vindt snel je weg in andere administratieve tools.
* Je bent discreet met gevoelige informatie en bouwt aan vertrouwen.
* Je hebt een breed interesseveld en geeft de voorkeur aan een gevarieerd takenpakket in een dynamische werkomgeving waar je initiatief durft nemen.
* Je bent stressbestendig, kan snel schakelen tussen diverse taken en je weet autonoom prioriteiten te stellen, zonder daarbij nauwkeurigheid en de minder dringende zaken uit het oog te verliezen.
* Je hebt zin om te groeien in de functie en op termijn denk je samen met je collega's mee aan nieuwe manieren om de ondersteuning nog efficiënter te maken.
* Je bent beschikbaar om voltijds op kantoor te werken.