A propos de l'entreprise :
Intégrez un établissement de santé d'exception, situé dans un quartier verdoyant de Bruxelles.
A propos du poste :
En rejoignant notre équipe, vous intégrez une équipe collaborative, travaillant de manière transversale avec les différents responsables de département. Vos missions s'articuleront autour de deux axes principaux :
1/ Volet organisationnel
Dans ce volet, vous assurerez un rôle de support aux activités de gestion, incluant :
- Préparation et suivi des réunions institutionnelles (élaboration de l'ordre du jour, listes de vérification, prises de notes, rédaction de comptes-rendus, suivi des décisions).
- Organisation de rencontres avec les équipes de l'hôpital ;
- Gestion et coordination des contacts et rencontres avec des partenaires externes ;
- Transmission de l'information de la Direction vers les services et départements concernés ;
- Organisation et coordination d'événements internes et externes, tels que séminaires, team buildings, visites de partenaires et délégations internationales ;
- Préparation des dossiers et rapports en consolidant les informations nécessaires ;
- Suivi des décisions en matière d'organisation et gestion ;
- Pilotage de projets confiés par la direction ou votre hiérarchie.
L'ensemble de ces missions implique :
- Une collaboration active avec les instances décisionnelles de l'hôpital et une coopération étroite avec des partenaires internes et externes.
- Gestion des relations avec les fournisseurs externes.
2/ Volet opérationnel
Dans cet axe, vous assurerez la gestion quotidienne d'un secrétariat de Direction, notamment :
- Gestion des appels entrants (filtrage, orientation et transmission vers les interlocuteurs appropriés) ;
- Rédaction et gestion de la correspondance ;
- Suivi de l'agenda, gestion des priorités et des rendez-vous ;
- Gestion des fournitures de bureau en fonction des besoins de stock ;
- Accueil et orientation des visiteurs, en répondant à leurs éventuelles questions.
Profil recherché :
Nous recherchons une personne possédant les qualités et compétences suivantes :
- Une expérience pertinente pour le poste ;
- Maîtrise de la communication orale et rédactionnelle en français ;
- La connaissance du néerlandais est un atout apprécié ;
- Capacité à s'impliquer activement dans la gestion de projets ;
- Aptitude au travail en équipe, avec un esprit de collaboration ;
- Diplomatie et capacité à gérer des situations de manière tactique ;
- Engagement à respecter la confidentialité des informations ;
- Souplesse et adaptabilité dans les tâches et les horaires ;
- Polyvalence dans les compétences et les responsabilités ;
- Discrétion et sens de la réserve dans les relations professionnelles ;
- Respect de la structure hiérarchique ;
- Proactivité, esprit d'initiative, et capacité à faire preuve d'ingéniosité.