Functie
Voor onze klant te 9300 Aalst zijn we op zoek naar een gemotiveerde Administratief bediende:
Taakomschrijving:
* Beheren van de algemene en facturatie-e-mailboxen.
* Communiceren met leveranciers, onderaannemers, architecten, klanten en collega's, zowel telefonisch als via e-mail.
* Verzenden, organiseren en archiveren van diverse documenten.
* Opzoeken en beheren van technische documentatie.
* Aanmelden van werven en onderaannemers bij de sociale zekerheid en via check-in@work.
* Digitaliseren van werkprocessen en verbeteren van de online zichtbaarheid via website en sociale media.
* Bijhouden en aanpassen van de jaarkalender; organiseren van teamactiviteiten.
* Opstellen van offertes en bestelbonnen in samenwerking met de projectleider.
* Beheren en opvolgen van verzekeringsdossiers, inclusief het aanvragen van de tienjarige aansprakelijkheidsverzekering voor nieuwe projecten.
* Coördineren van het wagenparkbeheer: verzekeringen, tankkaarten, onderhoud en reparaties; verzamelen van identiteitsgegevens en rijbewijzen van nieuwe medewerkers.
* Regelen en opvolgen van werftoiletten; afmelden bij projectafronding.
* Opstellen, verzenden en archiveren van werkbonnen voor onderaannemers.
* Coördineren van IT-gerelateerde zaken en samenwerken met de IT-verantwoordelijke.
* Notuleren en eventueel leiden van vergaderingen.
* Structureren en onderhouden van de server.
* Opstellen en verspreiden van procedures, zoals het gebruik van specifieke software, en toezien op de naleving ervan.
* Samen met de projectleider afsluiten en archiveren van projecten.
* Archiveren van documenten van het afgelopen jaar bij de start van een nieuw kalenderjaar.
* Opvolgen van dossiers met betrekking tot complexe communicatie of afspraken, vooral met onderaannemers; opstellen van tijdslijnen en aanmaningsmails.
* Bijdragen aan het verbeteren van werkprocessen en procedures.
* Ordenen van aankoopfacturen en bijhouden van de financiële planning.
* Werken met facturatiesoftware voor het toevoegen en verwerken van facturen; doorgeven aan de boekhouding en registreren van betalingen.
* Opstellen en verzenden van verkoopfacturen in samenwerking met de projectleider.
* Voorbereiden van de boekhouding voor indiening.
* Selecteren van nieuwe medewerkers in samenwerking met interimkantoren.
* Begeleiden en opvolgen van de opstart van nieuwe medewerkers.
* Samenwerken met het sociaal secretariaat voor loonverwerking en vragen rond verlof, ziekte, etc.
* Regelen en verspreiden van opleidingen.
Profiel
Profiel:
* Nieuwsgierig naar de bouwwereld en gemotiveerd om continu bij te leren.
* Enthousiast en proactief in het beheren van toegewezen taken, met oog voor het bedrijfsbelang.
* Sterke communicatieve vaardigheden voor effectieve interactie met klanten, architecten, onderaannemers, leveranciers en collega's.
* Punctueel en ordelijk, met aandacht voor nauwkeurigheid in taken zoals boekhouding.
* Bijdragen aan een positieve en collegiale werksfeer.
* Flexibel en stressbestendig; in staat om om te gaan met veranderingen en last-minute aanpassingen.
* Toezien op de strikte naleving van veiligheidsvoorschriften op de werven, in samenspraak met projectleiders.
* Je bent de Nederlandse taal machtig.
Wat je van ons krijgt
Aanbod:
* Een veelzijdige functie binnen een dynamisch en groeiend bedrijf.
* Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en bijscholing.
* Aantrekkelijk salaris.
* Na korte interimperiode mogelijkheid tot vast contract.
* Voltijdse tewerkstelling.