Secrétaire trilingue expérimenté (m/f/d)
Description du poste
Nous recherchons un Secrétaire trilingue expérimenté pour renforcer notre équipe du Secrétariat Technique. Ce poste consiste à superviser une équipe de secrétaires techniques et de réceptionnistes.
Tâches principales :
* Organisation du travail du Secrétariat technique et de la Réception : répartition des tâches, mise en place d'une polyvalence au sein de l'équipe pour les tâches récurrentes (lettres d'adjudication, raccordements, etc.)
* Élaboration de courriers complexes à l'attention des administrations et/ou entreprises sur base des éléments fournis par les clients internes
* Développement et mise en place de procédures de travail
* Propositions d'optimisation du travail et amélioration continue
* Gestion et développement des collaborateurs dont il est responsable : encadrer, former, motiver, gérer les conflits
* Rôle d'interlocuteur privilégié des clients internes : comprendre leurs besoins, convenir des délais, donner du feedback quant à l'avancement du travail si nécessaire
* Rendre sa hiérarchie attentive aux éventuels obstacles ou problèmes rencontrés pouvant avoir un impact sur les opérations de l'entreprise (retards, manque d'informations, prix non respectés, etc.)
* Participation à l'organisation des réunions à la demande de la Direction
* Back-up du Secrétariat de direction
* Rapport à ses supérieurs hiérarchiques toutes les informations, doutes, questions nécessaires
* Exécution d'autres fonctions compatibles avec ses aptitudes professionnelles selon les besoins opérationnels de la Société.
Tâches supplémentaires :
* Soutien aux membres de ses équipes dans la communication avec les instances administratives, les entreprises et les interlocuteurs internes
* Guidance et conseil aux membres de ses équipes dans l'avancement de leurs tâches
* Contribution à la gestion et au suivi du planning des projets gérés au sein de l'équipe
Compétences techniques :
* Expérience avérée dans le domaine du secrétariat
* Compétences avérées en matière de gestion de projets (planification, contrôle, communication, etc.)
* Compétences dans la gestion d'une équipe
* Connaissance ou capacité à intégrer et à s'adapter aux systèmes et standards internes à la SNHBM
* Connaissances approfondies des différents corps de métier intervenant dans les projets
Compétences managériales & sociales :
* Responsabilité de son travail et de celui de son équipe
* Montrer l'exemple
* Fournir les explications nécessaires et encourager les collaborateurs dans le cadre de la gestion du changement
* Communication claire, positive et assertive envers les interlocuteurs
* Aisance relationnelle afin de développer et entretenir des relations de travail saines tant en interne qu'en externe
* Formulation de feedback constructif aux membres de son équipe et à ses interlocuteurs
* Expérience avérée en matière de gestion d'une équipe
* Affichage d'un goût prononcé pour le travail en équipe
* Volonté de transmission d'expérience
* Capacité à anticiper et à gérer des conflits
* Proactivité et initiatives
Formation & Expérience :
* Formation supérieure en secrétariat (Bac+2) et/ou expérience dans cette fonction
* Connaissance de l'ensemble des phases d'un projet
* Min. 5-8 ans d'expérience dans le métier