1. Je beschikt over een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door relevante ervaring.
2. Bijleren schrikt jou niet af, opleidingen worden voorzien en via het team kan je leren on-the-job.
3. Je beschikt over sterke organisatorische vaardigheden en kan zelfstandig en nauwkeurig verschillende opdrachten tegelijk opvolgen met respect voor deadlines.
4. Je stelt jezelf proactief, oplossingsgericht en kritisch op.
5. Je werkt nauwkeurig en bent discreet.
6. Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, en dit zowel in het Nederlands als in het Engels.
7. Je kan goed werken met MS Office (Word, Excel, Outlook,…).
8. Werkervaring binnen KU Leuven en/of kennis van de KU Leuven processen is een groot pluspunt.
9. Ervaring met SAP is een pluspunt.
Je functie omvat drie luiken: HR-ondersteuning, financiële verrichtingen en onthaal. Hoewel eerder opgebouwde ervaring in die domeinen een grote meerwaarde is, zijn er voor ieder luik opleidingstrajecten voorzien binnen de KU Leuven (e.g., accreditatie financiële antenne). Bij het uitoefenen van je functie kan je terugvallen op andere administratief-financieel-HR-medewerkers van het departement, de departementaal beheerder en de ondersteunende diensten van de KU Leuven.
HR-ondersteuning:
10. Als HR-medewerker ben je verantwoordelijk voor de personeelsdossiers binnen enkele onderzoeksgroepen van het departement.
11. Je geeft advies over de aanstelling, verlenging, herfinanciering, etc. Hiertoe bouw je de nodige expertise op wat betreft de verschillende personeelsstatuten en sta je in contact met de centrale personeelsdienst.
12. Je staat in voor de (basis)projectopvolging en zorgt daarbij onder andere voor de periodieke opvolging en controle van de werkings- en personeelsbudgetten, alsook de ondersteuning in de tussentijdse en eindrapportering.
Financiële verrichtingen:
13. Je staat in voor de verwerking van financiële verrichtingen van enkele onderzoeksgroepen binnen het departement en zorgt voor het aanmaken van onder andere verkoopfacturen. Je plaatst bestellingen en zorgt voor een correcte en tijdige afhandeling van leveranciersfacturen en beroepskosten en dit op een autonome en proactieve wijze.
14. Je bent het aanspreekpunt voor interne medewerkers voor vragen over de verwerking van de financiële stromen. Je volgt hierbij de procedures en regelgeving van de KU Leuven en vraagt, indien nodig, informatie op bij andere diensten en collega’s.
15. Je maakt deel uit van een team van administratieve medewerkers in het departement en fungeert als back-up voor de andere teamleden.
Ondersteuning en onthaal:
16. Je ondersteunt de leden van het departement bij de dagelijkse werking van het departement en je staat samen met je collega’s in voor de ontvangst van bezoekers, studenten en leveranciers.
17. Je werkt in team samen om diverse bijkomende opdrachten volgens de noden van het departement tot een goed einde te brengen, zoals bijvoorbeeld logistieke ondersteuning.
18. Afhankelijk van jouw interesses en talenten en in samenspraak met je collega’s en je leidinggevende, kun je mogelijks bijkomende taken opnemen, zoals het beheren van websites en sociale media of het ondersteunen en organiseren van evenementen.
De Groep Biomedische Wetenschappen is een toonaangevend academisch biomedisch centrum bestaande uit drie faculteiten en 14 onderzoeksdepartementen. Met meer dan 200 medewerkers, 30 nationaliteiten en een verscheidenheid aan onderzoeksgroepen, kan je het Departement Menselijke Erfelijkheid wel een dynamisch en internationaal departement noemen. Naast genetisch onderzoek, verzorgen we onderwijs en hebben we een sterke link met het UZ Leuven waar we o.a. genetische testen en raadplegingen verzorgen en analyses doen ten dienste van onze patiënten. Het administratief team kijkt uit naar een nieuwe collega! Een klein, maar fijn team dat onder leiding van de departementaal manager zorgt dat iedere dag alles op organisatorisch en administratief vlak op rolletjes loopt. Menselijke genetica evolueert razendsnel: een stimulerende en fascinerende omgeving gegarandeerd!
19. Je komt terecht in een gedreven en hecht team waarin je veel kansen krijgt om bij te leren en je te ontplooien volgens jouw talenten. Daarnaast bieden wij een gevarieerd takenpakket in een internationale en innovatieve omgevening (locatie: Campus Gasthuisberg). We zijn gevestigd in een splinternieuw gebouw en kan dit combineren met thuiswerk indien je dat zou willen.
20. We bieden een voltijdse of 80% tewerkstelling aan. Aan deze functie is een verloning in graden 4 of 5 gekoppeld. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4.
21. KU Leuven biedt daarnaast nog heel wat extralegale voordelen zoals hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis of tegen gunsttarief pendelen met het openbaar vervoer, bedrijfsfiets of fietslease, ecocheques, korting bij handelaars.