Societe
Odontolia est un groupement dentaire belge en pleine croissance qui, en etablissant des partenariats bases sur le long terme et en creant un support a valeur ajoutee, accompagne a ce jour plus de 40 cabinets dentaires repartis en Belgique.
Au sein de notre entreprise dynamique, vous assurez un rle cle dans la gestion administrative, RH, financiere et operationnelle. En tant que Administration and Operations Coordinator vous assurez le suivi administratif de divers dossiers pour les departements RH et Finance, sous la supervision du HR Officer et du Finance & Administration Officer. Vous gerez egalement de maniere autonome la gestion du bureau, prenant en charge laccueil des visiteurs ainsi que des missions dintendance, telles que la gestion du courrier, la preparation des salles de reunion et l''approvisionnement en vivres et boissons.
Fonction
Gestion Autonome Du Bureau
* Commande et gestion des fournitures bureautiques et vivres et boissons
* Organisation pratique des reunions et suivi logistique : accueil des visiteurs, gestion des salles de reunion, approvisionnement en vivres et boissons.
* Gestion du materiel IT et bureautique : remise et suivi du materiel (IT et autres), gestion des contrats telephonie en collaboration avec lIT Manager.
* Gestion des fournisseurs du siege : suivi des contrats de nettoyage et autres contrats divers
* Gestion des e mails et suivi des demandes administratives.
Support Administratif RH
* Suivi administratif des employes : preparation des divers contrats, avenants et conventions
* Support au recrutement : aide a la redaction des descriptions de fonction et des fiches de recrutement, ainsi que suivi avec les agences pour les postes au siege.
* Onboardings : elaboration du planning et des documents dintegration, remise du materiel aux nouveaux arrivants.
* Suivi des affiliations et desaffiliations aux assurances RH : suivi des dossiers DKV (affiliations/desaffiliations), gestion des assurances accident du travail, assurances groupes et des vehicules de societe.
* Medecine du travail : planification des visites medicales, suivi des accidents de travail, contact regulier avec le medecin du travail.
* Support au payroll : appui sur des tches specifiques telles que lencodage des prestations, horaires et absences dans la plateforme dediee et generation des documents sociaux et autres attestations diverses
* Gestion administrative des formations des employes du siege.
* Organisation et suivi des evaluations : mise en place du retroplanning, envoi des rappels, suivi des deadlines pour les employes du siege.
* Gestion de la flotte de vehicules : commandes et suivi administratif et technique (entretiens, changements de pneus, fin de leasing), gestion des cartes carburant et des bornes electriques sur lensemble des sites.
Support Administratif F