Fonction
La fonction comprend une diversification très importante des tâches et inclut les tâches principales suivantes :
1. Assister la responsable académique et la responsable administrative de l’Entité de formation des enseignant·es de Louvain (EFEL) dans la gestion et le suivi financier des comptes et conventions, aide à la prévision de coûts (de personnel, matériel, de déplacements et autres frais de proximité), aide à la justification et respect des échéances, suivi des imputations des charges et refus éventuels, et ce, dans le respect des normes de gestion et en collaboration avec les autres services de l’Administration centrale.
2. Analyser et contrôler les comptes attribués, et assurer une information régulière auprès de leurs (co)titulaires : gestion prévisionnelle des dépenses, suivi des fluctuations, respect du budget alloué, reporting comptable, financier et budgétaire.
3. Effectuer des opérations logistiques et comptables dans SAP (commandes, réceptions de marchandises, demandes de factures clients, « gestion des créances internes, opérations de reclassement comptable, approbations, …, dans le progiciel et les applications de l’UCLouvain).
4. Assurer un rôle essentiel de conseil, de synthèse et d’information régulière des (co)titulaires de comptes, à l’aide d’un reporting efficace et informatisé.
5. Proposer éventuellement des améliorations de certaines filières et optimiser le travail administratif en matière de gestion logistique et comptable.
6. Développer et dynamiser une coordination constructive et efficace entre les différents partenaires en interne (interlocuteurs·trices locaux·ales, ADFI, autres services de l’Administration centrale, …) et en externe (interlocuteurs·trices du Consortium).
Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.
Qualifications et aptitudes requises
7. Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en comptabilité ou diplôme de niveau bachelier, avec expérience en comptabilité/gestion financière ;
8. Maîtrise de l’outil bureautique (suite Microsoft : Word, Excel…) ;
9. Capacités de communication (oral et écrit) en anglais (niveau B1 idéalement souhaité) ;
10. Sens de l’accueil, esprit d’équipe et très bonne capacité à communiquer avec des financiers et des non-financiers ;
11. Esprit d'initiative et capacité d’organiser son travail de manière autonome, de trouver des solutions et d’établir des priorités ;
12. Sens des responsabilités, de la discrétion et de la confidentialité ;
13. La connaissance du logiciel de gestion SAP constitue un atout. A défaut, le ou la candidat·e démontrera son aptitude à acquérir l’expertise requise ;
14. Rigueur, fiabilité, implication et motivation ;
15. Proactivité pour aller chercher l’information ;
16. Esprit de synthèse et capacité d’analyse ;
17. Résistance au stress.
Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.
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