Pour la Faculté de théologie et d'étude des religions (THER), du Secteur des sciences humaines (SSH) Site principal : Louvain-la-Neuve Contrat à temps partiel (85%), pour une durée indéterminée Entrée en fonction : dès que possible Contexte / Mission Le Directeur ou la Directrice administratif·ve de faculté travaillera sous la responsabilité hiérarchique de la Vice-rectrice du Secteur des Sciences humaines et sous la responsabilité fonctionnelle du Doyen de la Faculté THER. Il ou elle assurera les missions suivantes : Assurer la direction et la coordination de la gestion administrative de la Faculté de théologie et d’étude des religions ; Apporter le support et le conseil à l’équipe décanale ; Assurer la coordination des activités de la Fondation Sedes Sapientiæ ; Assurer l’interface avec les Services centraux et la représentation de la Faculté dans le cadre de projets institutionnels et auprès de différentes instances de l’Université. Activités Le/la titulaire de la fonction aura en charge : La direction et la coordination de la gestion administrative de la Faculté : - La direction de l’équipe du secrétariat facultaire et étudiants et la responsabilité hiérarchique de tous les membres du personnel administratif affectés à la faculté ; - L’accompagnement à la gestion des équipes rattachées à la faculté ; - L’élaboration et le suivi du budget facultaire (en collaboration avec la Cellule logistique et comptable) ; - La gestion des locaux facultaires en collaboration avec le responsable du bâtiment. La direction et la coordination des processus administratifs de la Faculté : - Gestion du doctorat (2 commissions doctorales) - Gestion des événements - Assurer la coordination de la mise en œuvre des enseignements de la Faculté et assurer la coordination de la gestion étudiante – soi-même ou en collaboration avec les membres de l’administration facultaire : o Attributions de cours (1 bachelier, 4 masters, cours de services dans toutes les facultés, 2 programmes distanciels en co-diplomation) o Evaluation des enseignements o Evaluation des enseignant·es o Conventions internationales o Gestion des parcours étudiants o Etablissement des horaires de cours o Gestion de la promotion des études o Veille des programmes de cours et organisation administrative des réformes de programmes o Organisation de la formation continue (15 certificats de formation continue) Le support et conseil aux autorités facultaires : - La préparation, le secrétariat et le suivi des réunions des organes facultaires (Bureau et Conseil de faculté) ; - Le soutien à la rédaction de rapports ; - Le suivi des projets et décisions liés aux mandats des autorités facultaires ; - La gestion du cadre, la prospective et la gestion des carrières du cadre de la Faculté : - Cadre académique : procédures de recrutement, d’attribution des cours, d’évaluation des académiques invité·es ; suivi des charges d’enseignement et du portefeuille des activités d’enseignements ; - Cadre scientifique : procédures de renouvellement des mandats, de recrutement, de répartition des tâches d’encadrement ; - Cadre administratif : procédures de recrutement, de promotion, de congés, d’évolution de carrière (évaluation, formation). - Le reporting et la préparation de dossiers spécifiques ; - La direction de la communication de la Faculté. La coordination des activités de la Fondation Sedes Sapientiæ : - La supervision de la gestion des comptes internes ; - La supervision de la rédaction du Bulletin. L’interface avec les Services centraux, l’administration sectorielle, les instituts et les autres facultés : - Le continuum pour les dossiers liés à la gestion de l’enseignement, la gestion des ressources humaines, la communication, le support informatique, la gestion du budget ; - La représentation de la Faculté au sein du Collège des directeurs des administrations facultaires (CoDAF) ; - La participation à des organes et projets institutionnels. Par convention de service elle assurera quelques missions de support administratif à l'institut de recherche pluridisciplinaire Religions Spiritualités Cultures Sociétés (RSCS) : Assurer la direction et la coordination de la gestion administrative de l’institut : - La responsabilité hiérarchique par délégation de tout le personnel administratif de l’institut (gestion des carrières, distribution des tâches, coordination et supervision des équipes…) ; - La supervision et coordination de la gestion des budgets centraux de l’institut (en collaboration avec la Cellule logistique et comptable) ; - La supervision de la communication interne et externe (site internet-intranet, réseau sociaux, rapports d’activités, …) ; - La promotion de l’institut. Apporter le support et le conseil aux équipes de recherche : - L’aide à la préparation des projets (budget, contact avec les bailleurs de fonds) - La récolte de données, rapports administratifs, valorisation de la recherche - La gestion et suivi des contrats du personnel de recherche (bourses, chercheur·es, etc.) - La supervision de la gestion financière des ressources extérieures (en collaboration avec le ou la gestionnaire comptable) - Le soutien à la valorisation des activités scientifiques (colloques, séminaires, journées d’études) Qualifications et aptitudes requises Diplôme de niveau universitaire (master ou licence) ; L’expérience dans une fonction de management constitue un atout ; Sens de l’organisation et gestion de projets ; Capacité à dynamiser une équipe ; Esprit d’autonomie, d’initiative et de décision ; Sens de l’accueil, de la qualité du travail et du service ; Excellente maîtrise des outils informatiques (bureautique et applications spécifiques à l’université) ; La connaissance de l’institution est un atout ; Maîtrise du français (niveau C1-C2) ; Maîtrise de l’anglais (B2-C1), toute autre langue étant un atout. Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.