La Direction des Consultations et Visites à Domicile (DCVD) assure la gestion administrative des consultations prénatales, consultations pour enfants, cars sanitaires et des équipes de travailleurs médico-sociaux. Elle gère les agréments et les autorisations des structures, ainsi que l’octroi de leurs subventions liées au fonctionnement, aux locaux et aux activités collectives. La DCVD assure également la gestion des contrats des médecins et le paiement de leurs honoraires. Elle prend aussi en charge l’encadrement et la formation des volontaires impliqués dans les consultations.
Fonction
Vous soutenez l’équipe des conseillers techniques et de la gestionnaire des subsides à l’infrastructure de la DCVD pour le traitement des situations relatives aux locaux de consultation, que ce soit notamment dans le cadre de la recherche de nouveaux locaux, de la gestion de la vitrophanie ou encore de la gestion des déménagements en tant que tels.
Assurer la gestion administrative relatives aux locaux de consultation : S’assurer des démarches administratives pour la recherche de nouveaux locaux adéquats dans le secteur privé et garantir des contacts avec les agences immobilières Prendre en charge le traitement des communications téléphoniques Prendre en charge le traitement du courrier et des mails Appliquer les procédures administratives en vigueur et proposer des améliorations en cas de dysfonctionnement Réaliser des documents administratifs modèles Organiser son activité et rendre compte auprès du supérieur hiérarchique Assurer des remplacements en cas d’absence des collègues (relayer au retour l’information qui les concerne) Mettre à disposition des collègues l’information relative à sa propre activité Utiliser les applications informatiques courantes (traitement de texte, tableur, messagerie électronique, réseau de communication interne…) et spécifiques à la DCVD Contribuer au processus de gestion des subsides à l’infrastructure : Prendre en charge les demandes de vitrophanie (mesures, photos, demandes de prix, gestion administrative du dossier etc.) Soutenir administrativement l’établissement de marchés publics et les procédures de subsides à l’infrastructure Traiter des dossiers de demandes d’équipement et d’aménagement des locaux Soutenir administrativement les équipes des consultations dans l’organisation des entretiens annuels (chaudières, toitures, VMC, climatisation, …) Collaborer activement avec une pluralité d’acteurs internes et externes : Organiser les déménagements des locaux de consultation, le cas échéant en collaboration avec le service Travaux, selon la procédure établie (guide pratique du déménagement) Organiser le rapatriement de matériel et mobilier vers l’Administration Centrale en collaboration avec le service Achats et, le cas échéant, le service Travaux selon la procédure établie Profil recherché
* Vous disposez du certificat de l’enseignement secondaire supérieur (CESS)
* Vous justifiez d’une expérience professionnelle dans la gestion administrative et logistique d’un service, d’une direction (ou autre)
* Vous avez une expérience professionnelle dans le domaine de la maintenance de bâtiments ou de la recherche immobilière
* Vous avez une connaissance de base en marchés publics
* Vous connaissez les bases de la législation sur le bien-être au travail
* Vous êtes flexible : la fonction requiert de nombreux déplacements sur le territoire de la Fédération Wallonie-Bruxelles
* Vous analysez facilement les données et informations
* Vous êtes autonome dans vos tâches et faites preuve de rigueur
* Vous êtes une personne orientée service et mettez tout en œuvre pour répondre aux besoins des collaborateurs
* Vous communiquez aisément et avec assertivité et favorisez une ambiance positive au sein d’une équipe
* Vous utilisez aisément la suite Office (Word, Excel, Outlook, …)
* Vous avez de bonnes compétences rédactionnelles
* Vous faites preuve de déontologie et d’éthique professionnelle