Begin je werkdag met een kop koffie en een praatje met je collega's, voordat je je voorbereidt op een productieve dag. Vandaag staat er veel op de agenda: je hebt een overleg met de COO om zijn agenda door te nemen en openstaande vragen te bespreken. Daarna filter je zijn e-mails om goed voorbereid te zijn. Na deze meeting organiseer je een conference call voor de Head of GEM en werk je de agenda van de Head of Legal bij.
Tijdens de lunchpauze geniet je van een gezellige maaltijd met je collega-assistentes in de Chill-Out, waar jullie ervaringen en plannen delen. Na de pauze hervat je je taken met nieuwe energie.
De Head of Legal informeert je dat ze eerder naar een externe meeting moet vertrekken, wat je in haar agenda verwerkt. Vervolgens plan je 1-op-1-gesprekken in met de directe ondergeschikten van de COO en stel je de agenda op voor de teammeeting van morgen. Als afsluiting van de dag ga je mee op teambuilding met het Customer Service team.
Jouw verantwoordelijkheden:
1. Ondersteuning van Directieleden: Je biedt proactieve ondersteuning aan drie directieteamleden, met een speciale focus op de COO van Customer Service.
2. Beheer van Agenda's: Je organiseert complexe agenda's, plant afspraken en vergaderingen, zet conference calls op, en boekt vergaderzalen, hotels en transport.
3. Voorbereiding van Teammeetings: Je bereidt teamvergaderingen voor, stelt de agenda op, verzamelt benodigde informatie, maakt notulen en volgt actiepunten op.
4. E-mail en Telefoonbeheer: Je beheert de e-mails van de directieleden en filtert inkomende telefoongesprekken.
5. Ad-hoc Administratieve Taken: Je voert diverse administratieve taken uit, zoals het beheren van contracten, organiseren van teambuildings, boeken van locaties en goedkeuren van timesheets.
6. Crisisteam: Je fungeert als notulist binnen het crisisteam.
7. Rapportage: Je rapporteert aan de Personal Assistant van de CEO en werkt nauw samen met het Support team.
Wat wij van jou vragen:
8. Je beschikt over een Bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring
9. Je hebt minimum 5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie.
10. Je spreekt vlot Nederlands, Frans en Engels.
11. MS Office (voornamelijk Outlook) heeft voor jou geen geheimen!
12. Ervaring in SharePoint en Teams is een pluspunt.
13. Je hebt een volwassen houding en uitermate discreet.
14. Je beschikt over een goede dosis teamspirit.
15. Je bent communicatief sterk, je staat positief in het leven en je stelt je flexibel op.
16. Je hebt een hands-on mentaliteit en je bent assertief.
17. Je houdt van autonomie en werkt proactief en nauwkeuring.
18. Je denkt snel en kordaat in termen van oplossingen.
Wat wij jou bieden:
19. Een vast arbeidscontract
20. We gaan voor een duurzame samenwerking. Je komt terecht in een aangename werkomgeving met een enthousiast en hecht team.
21. Een aantrekkelijke verloning & extralegale voordelen
22. Goed werk moet evengoed beloond worden. Bovenop jouw aantrekkelijk salaris krijg je extra leuke voordelen.
23. De nodige ondersteuning
24. Je staat er niet alleen voor. Hulp nodig? We geven jou de juiste tools, opleiding, etc. Alles wat nodig is om de uitdagingen aan te gaan.
25. Een prettige informele werkomgeving
26. Eén met veel verantwoordelijkheid en ruimte voor ondernemerschap. De vele innovaties in de energiemarkt creëren nieuwe marktkansen.