Taakbeschrijving
Als Back Office Medewerker ben je een cruciale schakel in de administratieve ondersteuning van de organisatie. Je zorgt voor een efficiënte afhandeling van telefoon- en mailverkeer, orderadministratie en communicatie met klanten en leveranciers. Dankzij jouw nauwkeurigheid en inzet verlopen de processen soepel en draag je bij aan de kwaliteit, klantgerichtheid en efficiëntie van het bedrijf.
Jouw verantwoordelijkheden
1. Telefonie en receptiewerk: Beantwoorden, doorschakelen en afhandelen van telefoongesprekken in het Nederlands, Engels, Frans of Duits. Ontvangen en registreren van bezoekers met een gastvrije houding.
2. Pakjes- en emailbeheer: Ontvangen, registreren en archiveren van inkomende en uitgaande pakjes en e-mails. Distributie van communicatie naar de juiste afdelingen.
3. Orderadministratie:
Verwerken van (email) bestelorders en documenten.
Beheren van de documentenstroom en besteladministratie.
Opvolgen van productie en transport, inclusief het aanmaken van vrachtbrieven en transportdocumenten.
Contacten onderhouden met klanten, transporteurs en leveranciers.
Bewaken van levertermijnen en informeren van de productie.
Controleren en verwerken van facturatiegegevens.
4. Professionele dossiers (klantendossiers, vorderingen, ...) voorbereiden en opvolgen (bijwerken, afsluiten, ...)
5. Juridische documenten invoeren en de lay-out verzorgen (contracten, verslagen en vonnissen, ...)
6. Klanten, leveranciers, bezoekers ontvangen en oriënteren
7. Boodschappen noteren en afspraken vastleggen
8. Briefwisseling sorteren, verdelen, frankeren en registreren
9. E-mails behandelen
10. Documenten invoeren en de lay-out verzorgen
11. Documenten doorsturen en klasseren
12. Gegevens voor de opvolging van de activiteit bijwerken (situatieoverzichten, resultatentabellen, ...)
13. Uitvoering van onderhoudscontracten opvolgen en controleren
14. De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
15. Bestellingen plaatsen
Aanbod
16. Een uitdagende en veelzijdige functie in een dynamische werkomgeving.
17. Een marktconform salaris met aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden.
18. Een gezellige werksfeer waar iedereen elkaar kent en op elkaar kan rekenen.
19. Een overeenkomst voor onbepaalde duur met mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en specialisatie in een groeiende markt.
Skills en vaardigheden
20. Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en hebt een goede kennis van Engels of Frans / Duits
21. Je hebt een administratieve achtergrond en bij voorkeur ervaring in een vergelijkbare functie
22. Zorgvuldigheid
23. Creativiteit
24. Stressbestendigheid
25. Verantwoordelijkheid
26. Kritisch denken
27. Communiceren
28. Assertiviteit
29. Commercieel inzicht
30. Plannen en organiseren
31. Samenwerken
32. Flexibiliteit
33. Zelfstandigheid
34. Inleving
35. Initiatief
36. Klantgerichtheid