Leader mondial dans la chimie des phosphates, l'entreprise est établi en Belgique depuis plus d'un siècle. Son siège social est établi à Engis, en région Liégeoise. Notre client figure parmi les acteurs socio-économiques importants et s'investit dans la vie locale.
Description
Vos missions seront de :
* Centraliser les demandes du personnel du Groupe en matière de voyages (hôtels, vols, moyens de transport, …)
* Réceptionner l'ensemble des demandes provenant du sites d'Engis et les éventuelles demandes du site de Puurs, des Roches, de France et de certains externes (agents,
sous-traitants, consultants, …)
* Informer le demandeur sur les destinations à risques et/ou les possibilités de ne pas être couvert par une assurance
* Choisir le moyen de transport le plus approprié en fonction des paramètres (délais, prix, destination, urgence, profil du voyageur, …) et des règles internes (travel policy), directement
ou avec l'agence de voyage
* Vous occuper des réservations d'hôtels en direct
* Communiquez et fait valider les choix par le demandeur et effectue la réservation
* En cas de désaccord du demandeur, rappeler les règles reprises dans la travel policy et au besoin, prend contact avec le responsable du demandeur
* Effectuer et assure le suivi des formalités concernant les voyages (visas, facturation, réservation)
* Recenses les données de voyages dans un fichier (KPI) ainsi que des informations sur les voyageurs (ex. acceptation des propositions, respect de la travel policy, …)
* Vérifier toutes les factures liées aux voyages, réclame le cas échéant toutes les notes de crédit et négocie pour le report de la validité des bons avoir de nos voyageurs dans le cas où
le remboursement n'est pas possible
* Gérer l'entièreté de la boite email Mobility
* Résumer de façon la plus claire et précise possible aux voyageurs la situation de leurs dossiers en attente (Note de crédit ou bon à valoir) et reste à disposition des voyageurs en cas
de problèmes et anticipe ce qui est susceptible d'impacter le voyage (ex. grève, attentat, Covid…) et prévoit des solutions alternatives
* Suivre et s'informe aux quotidiens des nouvelles législations concernant les voyages d'affaire suite aux évènements (Covid,…).
* D'être la personne de contact de toutes les secrétaires de Direction concernant les voyages
Organisation des séminaires et réunions extérieuresAdministratif lié à la Mobilité (logiciel Concur pour note de frais, justificatifs des factures fournisseurs hors agences de voyage via workflows, gestion des cartes de crédit corporate, …)
Votre profil
1. Niveau d'enseignement bachelor ou expérience équivalente
2. Connaissance en voyage ou gestion du tourisme (classes de réservation, …) est un atout majeur
3. Niveau minimum B1 en anglais. Le néerlandais est un atout. Bonne connaissance de la suite Office. Autonomie / polyvalence
4. Résistance au stress
5. Fort esprit d'équipe
6. Agilité avec les changements de priorité récurrents.
Nous offrons
Contrat intérim temps plein (37h/semaine) jusque juin 2025.