Office Assistant
Izegem
Bedrijfsinfo
Dit snelgroeiende hightechbedrijf ontwikkelt & fabriceert robots voor de apotheeksector. Ze zijn in Europa de belangrijkste speler en hebben wereldwijde groeiambities.
Door constante groei, zoeken ze ter versterking van hun team een Office & Administration Assistant.
Aanbod
1. Je krijgt onmiddellijk een vast contract voor onbepaalde duur.
2. Je komt terecht in een snelgroeiend, stabiel hightech bedrijf met internationale ambities.
3. Het is een rustige werkplek zonder storende factoren.
4. In het bedrijf werkt iedereen met de nodige structuur & beslissingen worden hier weloverwogen genomen.
5. Voor elke opdracht wordt de nodige tijd voorzien, zodat je je taken nauwkeurig kan voorbereiden en afwerken.
6. Je vervoegt een leuke, filevrije en collegiale werkomgeving.
7. Je werkt met glijdende werkuren voor een goede work-life balance. Flexibiliteit naar verlof en werkuren in samenspraak met de collega’s.
8. Het loon wordt aangevuld met leuke extra’s, waaronder maaltijdcheques, groepsverzekering, mogelijkheid tot fietsleasing.
9. Een uitgebreide interne opleiding wordt voorzien.
10. Jouw 26 verlofdagen zijn vrij in te plannen.
Functie
Projecten
11. Je creeërt nieuwe projecten in de verschillende systemen & beheert de projectfacturatie van offerte tot verkoopsbevestiging (eigen programma, Odoo 11, SharePoint).
12. Je staat in voor het opmaken en versturen van orderbevestigingen, in overleg met de Projectmanagers.
Sales
13. Je maakt onderhoudscontracten op & verstuurt ze (Word, Odoo 11).
14. Je bent in contact met Franse leasingmaatschappijen ifv ondertekende contracten.
15. Je maakt diverse facturen en attesten op voor de klanten (binnen en buiten Europa).
16. Je beantwoordt diverse vragen van klanten, via mail en telefoon (vnl in Frans).
Finance
17. Je staat in voor de facturatie van onderhoudscontracten en licenties.
18. Het opzetten van SEPA mandaten voor vooral Franse klanten en deze innen via de bankapplicatie (Odoo 11) maakt ook deel uit van je taken.
19. Je stuurt rappels via mail en indien nodig belt klanten op, voornamelijk in het Frans.
20. Je verstuurt Visa uitgiftestaten naar de collega over alle afdelingen en rapporteert aan Finance.
Office
21. Je staat in voor het bijhouden van stock van het economaat/kantoormateriaal.
22. Je bent verantwoordelijl voor het telefonische onthaal van leveranciers N/E, prospecten, inrichters en klanten (voornamelijk in het Frans).
23. Je regelt onthaal van delegaties en prospecten vanuit het buitenland (boeken van vergaderzalen, middagmalen, hotels, TGV, vliegtuigen, taxi en restaurants).
Travel
24. Je boekt hotels, tgv en huurautos voor de projectleiders, vertegenwoordigers, zaakvoerder en techniekers die wekelijks naar het buitenland gaan.
25. Je zorgt voor het doorgeven van SIPSI aangiftes (sociale wetgeving Frankrijk).
Profiel
26. Je hebt een secundair of hoger diploma richting administratie (of gelijkgesteld door ervaring).
27. Je hebt zin voor orde & structuur en kan gemakkelijk prioriteiten stellen.
28. Je hebt een degelijke pc kennis en kennis van MS Office (Excel, Word, Outlook).
29. Je drukt je vlot uit in het Nederlands en Frans, dit zowel mondeling als schriftelijk.
30. Je bent communicatief en een echte teamplayer.
Interesse? Reageer nu!
Neem gerust de tijd om na te denken over deze vacature en indien je interesse hebt, horen we het graag: RR004@rockrecruitment.be.
Ontdek meer vaste bediendejobs uit alle niches op onze website: Vacatures | Rock Recruitment