Functie
Voor onze distributiesite te Mollem (Asse) zoeken wij een nauwkeurige en proactieve Administratief Medewerker - Logistiek. In deze rol ben je verantwoordelijk voor diverse administratieve taken die bijdragen aan een efficiënte logistieke operatie. Je werkt zo’n 80% aan administratieve verantwoordelijkheden, in combinatie met zo’n 20% aanwezigheid voor overleg en controles op de werkvloer in de site.
Algemene logistieke administratieve ondersteuning voor de verschillende departementen in de site:
1. Je verwerkt en controleert inkomende en uitgaande goederenstromen in het systeem. Je verzorgt een gestructureerde methode van opmaak en archivage van administratieve documenten (zoals bijvoorbeeld CMR vrachtbrieven).
2. Je ondersteunt bij voorraadbeheer en signaleert discrepanties.
3. Je onderhoudt contact met transporteurs, leveranciers en interne afdelingen om logistieke processen soepel te laten verlopen. Je neemt deel aan allerlei meetings en volgt de actiepunten verder op die hieruit voortvloeien.
4. Je stelt logistieke rapportages op. Bepaalde status rapporten dienen dagelijks opgemaakt te worden, andere rapporten zijn bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks nodig.
5. Je werkt dicht bij de logistieke operaties en verplaatst je binnen in de site indien nodig, zoals bijvoorbeeld om na te kijken waar de producten zich bevinden, of bijvoorbeeld ook om de reden van een specifieke klacht concreet persoonlijk na te kijken, of om samen met de collega’s Teamleaders en/of Dayshift managers te overleggen over de administratieve prioriteiten, of over belangrijke deadlines, etc.
Administratieve afhandeling van retours:
6. Je staat in voor de administratieve afhandeling van retourzendingen, je controleert dat alle retours naar de uitgevers tijdig klaargemaakt zijn en tijdig vertrekken volgens de vooropgestelde planning en deadlines.
7. Je staat in voor de administratieve opvolging en coördinatie van de samenwerking met maatwerkbedrijven.
Opvolging van klachten en e-mails:
8. Je volgt binnenkomende klachten op alsook allerhande e-mails, zodat klanten/leveranciers tijdig een antwoord op hun vraag of klacht ontvangen.
9. Om de oorzaak van een klacht te onderzoeken hanteer je verschillende bronnen van informatie (zoals bijvoorbeeld opzoekingen in SAP, of ook via overleg met de Teamleaders in de site, hetzij zelf in de site het issue nakijken, … ).
10. Je rapporteert over de klachten die regelmatig terugkeren, zodat het management hiermee vervolgens de nodige acties kan ondernemen.
Bijdragen aan procesverbeteringen en projecten in de site:
11. Je geeft administratieve ondersteuning aan projecten of procesoptimalisaties die in de site te Mollem geïmplementeerd worden.
12. Je brengt zelf ook graag uw ideeën en suggesties aan om de efficiëntie en kwaliteit van (de administratie van) de logistieke activiteiten te verbeteren.
Profiel
13. Je hebt bij voorkeur minimum 3tal jaar ervaring in een logistieke of administratieve omgeving .
14. Je bent Nederlandstalig of Franstalig en je beschikt over een goede kennis van de 2e
15. Je werkt zeer nauwkeurig, gestructureerd en kan goed zelfstandig te werken.
16. Je hebt een goede kennis van Microsoft Office, je kan goed werken met MS Excel, kennis van SAP is een sterk pluspunt.
17. Je beschikt over sterke communicatie skills, zowel mondeling als schriftelijk, voor bijvoorbeeld intern overleg, afstemming met leveranciers/klanten, etc.
18. Je hebt een ‘can-do’ attitude, en een sterke proactieve en oplossingsgerichte werkhouding .
19. Je bent een administratieve duizendpoot met een passie voor logistiek en werkt graag in een werkomgeving met variatie waar geen enkele dag dezelfde is.
Aanbod
20. We bieden jou direct een voltijds contract van 37u per week van onbepaalde duur in een boeiende logistieke werkomgeving in onze grootste en nieuwste distributie-site te Asse.
21. Uurrooster : 7u-14u54 van maandag tot vrijdag .
22. Een salarispakket volgens het barema van PC200 volgens klasse C dat rekening houdt met jouw volledige vorige beroepservaring en extra legale voordelen (zoals maaltijdcheques van 8€/dag, hospitalisatieverzekering ten laste van de werkgever, ecocheques 250€ per jaar, jaarlijkse sector-premie, tussenkomst privé-vervoer volgens PC200, sinterklaas-cheque 35€ voor de kinderen <14j, 22 dagen verlof, niet-recurrente loonbons CAO90,…).