Statut : Employé de l'État
Qui recrute ?
Institut de formation de l'Education nationale (IFEN)
Missions
* Assurer des tâches administratives :
o Rédiger des documents administratifs (courriers, compte-rendu, notes);
o Prendre des renseignements et des informations auprès des parties prenantes (autres unités organisationnelles, agents, personnes et organismes externes);
o Assurer la documentation et l'archivage;
o Tenir à jour des données et des bases de données.
* Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions :
o Planifier et organiser des réunions internes et externes (prévoir matériel logistique nécessaire, coordonner les ordres du jour, etc.);
o Rédiger des rapports et coordonner le suivi de réunions.
* Conduire le projet :
o Mesurer l'état d'avancement du projet;
o Conduire l'assurance qualité au sein du projet au niveau des processus, des résultats et de la solution délivrée;
o Gérer les incidents et les problèmes en collaboration avec le comité de pilotage;
o Gérer les demandes de modification.
* Définir le projet en tenant compte des moyens (en termes de délais, de coûts et de qualité) pour atteindre les objectifs fixés :
o Participer à la définition et au cadrage des objectifs du projet en termes de solution attendue et de périmètre, de charges, de planification;
o Définir avec les membres de l'équipe projet les moyens (humains et financiers) pour atteindre les objectifs et les délais de réalisation des résultats;
o Élaborer le planning de l’exécution du projet;
o Mettre en place les structures du projet et ses règles de fonctionnement (méthode, outils de pilotage, indicateurs, etc.).
* Gérer la communication ainsi que la gestion du changement :
o Coordonner et gérer la communication au sein du projet envers toutes les parties prenantes;
o Veiller à maintenir une relation de confiance entre les différentes parties prenantes;
o Gérer la communication avec les membres de l’équipe projet avec l’anticipation nécessaire à la bonne exécution de leurs tâches;
o Gérer le reporting et informer, en fonction de la situation, le donneur d'ordre et le comité de pilotage du projet de manière complète et régulière pour qu’ils puissent assumer leurs tâches de pilotage et de décision;
o Mener les actions nécessaires pour la conduite du changement induit par le projet.
Profil
Compétences techniques
* Législations et réglementation :
o Connaître l'organisation interne de l'administration ainsi que l'organigramme avec les différents services et attributions;
o Disposer de notions de base concernant la législation et la réglementation du domaine d'intervention;
o Savoir appliquer les règles en matière d’archivage;
o Savoir appliquer les règles établies au sein de l'administration en matière de protection des données.
* Procédures internes/méthodologie :
o Connaître les procédures internes du domaine d’intervention.
* Aptitudes techniques :
o Savoir travailler avec les outils techniques disponibles dans le service pour le domaine d'intervention.
Compétences comportementales
* Analyser : Vous évaluez les informations, données et contenus de manière critique, le cas échéant dans un environnement digital, vous identifiez les liens logiques et restituez l’information dans une synthèse complète et cohérente;
* Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;
* Partager son savoir-faire : Vous montrez, transmettez et partagez vos connaissances, expériences et vos méthodes de travail;
* Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
* Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
* Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
* S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
* S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.
Conditions d’admission
Poste d'employé de l'État
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Diplômes
Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un master ou de son équivalent.
Langues
Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité A1.
Nationalité
Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.