Assistant technique & administratif (H/F) - Bureau d'étude, Liege
Description de l'annonce
Nous sommes actuellement à la recherche d’un profil intérim – assistant technique & administratif pour le remplacement d’une personne en incapacité de travail.
* Assure la gestion et le suivi administratif du département E&C
Agit en tant que personne de référence pour les équipes concernant toute question administrative sur son département ou l’entreprise.
Planifie et organise logistiquement les déplacements et les séminaires (réservation d’hôtel, transports, salle de séminaire, communication aux services concernés,…).
S’assure du bon déroulement des tâches de la cellule ATS (Administrative and Technical Support) et de la gestion du processus administratif du département en répondant aux questions complexes (facturation, commande, information d’analyse,…).
* Assiste les chefs de projet dans la gestion administrative des projets
Soutient les chefs de projet pour rédiger/constituer le dossier d’appel d’offre.
Soutient les chefs de projet pour la mise à jour des données projet sur la plateforme.
Assure le suivi de l’approbation des factures et fait les relances le cas échéant.
Assure le suivi et la justification des dépassements budgétaires des projets et fait un reporting à l’E&C Manager.
* Assiste le Manager E&C dans les tâches administratives
Effectue des tâches administratives à la demande du responsable E&C (ex: rédiger des notes de frais, créer des prestations, valider les demandes d’achats,…).
Planifie et organise les réunions et rendez-vous de son responsable dans l’agenda en fonction des priorités et l’importance des sujets.
Compile les données relatives aux prestations des équipes E&C sur les différents projets.
* Veille à la logistique du matériel et des locaux du département
Commande le matériel et mobilier via le service achat technique.
Récolte les informations nécessaires auprès des services pour des réparations et commandes de fournitures.
* Effectue le suivi des pointages
Vérifie les pointages et fait signer les états de présences mensuelles des employés et cadres (internes et intérimaires).
Assure le suivi administratif des congés maladies et des anomalies pour le service.
Vérifie les heures prestées des intérimaires, les montants et la mise à jour des commandes.
Met à jour le tableau mensuel des coûts et heures prestées du bureau d’études pour le contrôle de gestion.
Votre profil
Bachelier en secrétariat, gestion administrative, ou dans un domaine technique.
Une première expérience dans un poste similaire, idéalement au sein d’un bureau d’études, est un plus.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et SAP.
Excellente gestion du temps, capacité à travailler sous pression et à respecter les délais.
Bonne capacité de rédaction et de communication, aussi bien en interne qu'avec les clients ou partenaires externes.
La maîtrise de l’anglais est un plus.
Autonomie, rigueur, sens du détail, et esprit d’équipe.
Notre offre
- Un temps plein 37h/semaine – minimum 6 mois.
- Un salaire en fonction de votre expérience.
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