Doel van de functie:
Je maakt deel uit van een legal en patentafdeling. Je biedt hoogwaardige administratieve ondersteuning aan de Gentse patentafdeling, die is verbonden aan een belangrijk R&D-centrum en werkt voor de patentadviseurs.
Jouw taken en verantwoordelijkheden:
* Je ondersteunt de patentafdeling bij de verwerking van patentaanvragen en volgt de formele octrooiprocedures wereldwijd op.
* Je assisteert de juristen in de octrooiafdeling bij het opstellen van contracten. Je organiseert goedkeurings- en ondertekeningsprocessen volgens de geldende procedures en helpt bij het beheer van sjabloonovereenkomsten.
* Je dient octrooiaanvragen in en verwerkt zelfstandig deadlines binnen de octrooiaanvraagprocedure in onze elektronische octrooidatabase.
* Je archiveert ondertekende contracten in de contractendatabase, vult de database aan met relevante contractgegevens, houdt deze up-to-date en ondersteunt bij post-signatuur contractbeheer en nauwkeurige zoekopdrachten in de database.
* Je ondersteunt de octrooiadviseurs bij het bewaken van workflows en volgt strikt de tijdsgebonden deadlines op, zoals aankomende PCT-, EP- en internationale termijnen, in samenwerking met de octrooibeheerders.
* Je organiseert en beheert digitale informatiestromen binnen de octrooiafdeling (zoals SharePoint, Teams, enz.).
* Je biedt secretariële ondersteuning aan de octrooiafdeling (bijvoorbeeld reisplanning, vergaderorganisatie, verwerking van onkostennota's, enz.).
* Je werkt samen met collega's in andere BASF-vestigingen op het gebied van octrooien.
* Je omarmt continue leermogelijkheden tijdens het werk en door middel van aanvullende trainingen, met name door veranderingen of innovaties in octrooijurisdicties en de integratie van digitale tools voor procesontwikkeling.
* Bacheloropleiding in bedrijfskunde, administratie, rechten of digitaal management.
* Ervaring in IP- of juridische administratie is een pluspunt.
* Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden in het Engels. Kennis van het Nederlands is een pluspunt.
* Sterke interpersoonlijke en communicatieve vaardigheden om zowel met het Belgische team als met de centrale diensten in het Duitse hoofdkantoor samen te werken.
* Ervaring met MS Office-programma's die vereist zijn voor een administratieve functie (ervaring met gangbare IP-software zoals Anaqua is een plus) of de bereidheid om deze programma's te leren.
* Interesse in digitale technologieën (ervaring met PowerApps, PowerAutomate, Power BI is een plus).
* Nauwkeurig en georganiseerd, met oog voor detail en precisie.
* Dynamisch, oplossingsgericht, energiek, een positieve teamspirit en verantwoordelijkheidsgevoel.
* Leergierig en bereid om je verder te ontwikkelen.
Database, Communicatie, Polisbeheer, Communicatie, Management, Duits, Microsoft BI, Octrooi, Administratie, Innovatie, Samenwerken, Administratie, Juridische richting, Engelse taal, Samenwerken, Sharepoint, Nederlands, Bedrijfsvoering, EP