Functieomschrijving
Voor onze klant in Namen zijn we op zoek naar een tijdelijke collega die de receptie op een professionele manier beheert.
De taken omvatten o.a.
* ontvangst en registratie van de bezoekers
* beheer van inkomende telefoongesprekken
* beheer van inkomende en uitgaande post, aangetekende zendingen, koerierdiensten
* behandelen van e-mails
* maken van afspraken en bevestigingen uitsturen via e-mail
* beheer van ophalingen van einde leasingwagens
* indekken en klaarzetten van meetingrooms
* beheer coffee corner (koffiemachine bijvullen, tassen/glazen bijvullen en toezien op netheid)
* beheer economaat en tijdig bestellingen plaatsen van kantoormateriaal
* voorbereiden van opleidingsdocumenten en badges aanmaken
* facturatie van de geplaatste bestellingen nakijken en inputten in ERP-systeem
* ondersteunende administratieve taken
Je werkt van 14 mei tot en met 14 juni op volgende dagen (verlenging mogelijk)
* Uurrooster:
o Pare weken: ma, di, woe van 8:30 – 17:00, met 45 minuten pauze
o Onpare weken: ma, di van 8u30 – 17:00, met 45 minuten pauze
Functie-eisen
Profiel
* Uitstekende kennis Nederlands en Frans
* Uitermate servicegericht - met de glimlach - vriendelijke uitstraling
* Nauwkeurig
* Stressbestendig
* Klantgericht
* Prioriteiten kunnen stellen
* Oplossingsgericht
* Stressbestendig
* Sterk zijn in plannen en organiseren van het werk, prioriteiten kunnen stellen
* Sterke betrokkenheid en verantwoordelijkheidszin
* Uitstekende Kennis van de courante MS Office pakketten (Outlook, Word, Excel)
* Vlot nieuwe computerprogramma's kunnen aanleren
* Verzorgde uitstraling
Professionele vaardigheden
* Personen onthalen en hun vraag identificeren
* Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen, ...)
* De toegang en verplaatsingen van personen binnen de organisatie, sites en lokalen controleren
* Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
* Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats
* Telefonische oproepen aannemen Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners Een boodschap noteren
* Aanplakborden, informatie en bedrijfspubliciteit voor bezoekers actueel houden
* Een gesprekspartner adviseren en bijstaan bij administratieve en dagdagelijkse aspecten
* Kopiëren, klasseren, intikken, lay-out verzorgen, ... van documenten
Arbeidsvoorwaarden
-van 14 mei tot 14 juni
Je komt terecht in een heel professionele werkomgeving.
Naast je maandelijks brutoloon ontvang je:
* een nettodagvergoeding
* maaltijdcheques
* een vergoeding voor woon-werkverkeer