1. Je hebt bij voorkeur een professioneel bachelordiploma, of bent gelijkwaardig door enkele jaren relevante werkervaring.
2. Zeer goede kennis van MS Office-applicaties: Word, Excel, PowerPoint.
3. Een goede kennis van het Nederlands, het Engels en het Frans.
4. Zelfstandig kunnen werken en in staat zijn om administratieve en organisatorische aspecten van het werk te organiseren.
5. Stressbestendig zijn, multi-tasking schrikt niet af.
6. Accuraat zijn, verantwoordelijkheidsgevoel hebben voor op te nemen taken, onverwachte problemen kunnen oplossen, zin hebben voor organisatie, flexibel zijn en in teamverband kunnen werken.
7. Ervaring met communicatie en publicatie via LinkedIn.
8. Je ondersteunt de beheerder en voorzitters van het Amerika Europa Fonds (hierna: “het Fonds”) op administratief vlak, met name bij de planning van activiteiten en van de agenda van het Fonds.
9. Je verwerkt zelfstandig correspondentie in het Nederlands, Engels en Frans.
10. Je zorgt voor de bestelling, de levering, de verzending en de facturatie van diverse goederen in samenwerking met de bevoegde financiële antenne.
11. Je staat in voor het verzorgen van algemene secretariaatsopdrachten: telefoonbediening, het onthaal, het afsprakenbeheer, notuleren van vergaderingen.
12. Je verzorgt logistieke taken i.v.m. het Fonds: bv. kopiëren, afwerking en verzending van correspondentie en poststukken.
13. Je staat in voor de communicatie van het Fonds via mail, flexmail mailings etc.
14. Je verzorgt de administratieve en logistieke organisatie van congressen, seminaries en andere bijeenkomsten voor het Fonds: o.a. bekendmaking van alle bijeenkomsten, opmaak van de agenda, lokalenreservering, catering, contacten met sprekers en genodigden. Met behulp van een draaiboek plan en organiseer je evenementen op zorgvuldige wijze, met inbegrip van de nodige feedback aan en interactie met de beheerder en voorzitters van het Fonds.
15. Je staat in voor het verzorgen van de eindlay-out van publicaties van het Fonds (met name een nieuwsbrief en beleidsrapporten), alsook voor de disseminatie ervan via verschillende media.
16. Je staat in voor de bekendmaking van de activiteiten, evenementen en nieuwsbrief van het Fonds, in het bijzonder via mailings en de website.
17. Je draagt, in overleg met de beheerder en voorzitters van het Fonds, op proactieve wijze bij tot de verdere uitbouw van de website.
18. Je staat in voor de reisorganisatie m.b.t. het Fonds: het boeken van hotels en reizen zowel voor gasten, gastsprekers als voor de beheerder en voorzitters van het Fonds, inclusief terugbetalingen en vergoedingen.
19. Je zorgt voor de huisvesting van gastprofessoren, sprekers en andere gasten.
20. Je zorgt voor praktische ondersteuning van specifieke cursusonderdelen die in het kader van de Master of European Studies door het Fonds worden ondersteund, zoals bv. het reserveren van lokalen, het ter beschikking stellen van studiemateriaal via Toledo, het organiseren van een studie-uitstap met studenten, de correspondentie met en eventuele opvang van gastdocenten.
Voor meer informatie over het Amerika Europa Fonds en Leuven Centre for Global Governance Studies, gelieve onze website te raadplegen:Wij bieden een deeltijdse aanstelling van 40 à 50% (tewerkstellingspercentage is bespreekbaar), initieel voor een jaar en nadien verlengbaar naar onbepaalde duur, in een dynamische en internationale omgeving. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 3.