Ben jij een organisatorisch talent dat geniet van het ondersteunen op hoog niveau? Heb jij oog voor detail en kun je goed prioriteiten stellen? Dan zijn wij op zoek naar jou! Voor twee leden van het hoger management zoeken wij een gedreven Personal Assistant die zorgt voor een vlot verloop van de dagelijkse werkzaamheden.
Wat ga je doen?
Als Personal Assistant ben je de onmisbare rechterhand die ondersteuning biedt bij een breed scala aan taken. Je bent verantwoordelijk voor het efficiënt beheren van de agenda, het organiseren van belangrijke vergaderingen en het coördineren van diverse projecten. Je staat zowel intern als extern in nauw contact met klanten, collegas en andere stakeholders.
Jouw takenpakket omvat onder andere:
1. Agendabeheer en planning : Je beheert de complexe agenda's en plant afspraken, vergaderingen en reizen/verplaatsingen. Je zorgt voor een goede afstemming en houdt rekening met prioriteiten en deadlines.
2. E-mailbeheer: Je behandelt inkomende e-mails en zorgt voor de opvolging van belangrijke acties en communicatie.
3. Administratieve ondersteuning: Je zorgt voor het voorbereiden en verwerken van documenten, offertes, contracten en rapporten. Je beheert vertrouwelijke dossiers en zorgt voor een nauwkeurige archivering.
4. Vergaderingen organiseren: Je bereidt vergaderingen voor, notuleert waar nodig en zorgt voor een tijdige opvolging van actiepunten. Daarnaast organiseer je vergaderingen/klantbijeenkomsten.
5. Communicatie: Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten en externe partners en handelt op een professionele en klantgerichte manier.
Kortom, je bent dé onmisbare schakel tussen onze klanten, het hoger management en de diverse teams binnen de onderneming. Jouw dagen zullen dus heel gevarieerd zijn, waarbij je zelf jouw job invult en de leiding neemt bij allerhande taken. Klinkt leuk toch?