Over het bedrijf:
Onze klant biedt opleidingen aan in de luchtvaartsector, maar niet uitsluitend. Hun aanbod is breed en omvat zowel luchthavenveiligheidstrainingen als soft skills-opleidingen.
Het team bestaat uit 10 personen en heeft al een innovatief Talent Hub ontwikkeld. Ze werken vanuit een gloednieuw gebouw dat een digitale leeromgeving biedt en waar trainingen worden gegeven in een moderne setting. Daarnaast verhuren ze hun ontvangstruimte en organiseren ze er evenementen.
Het bedrijf, gefinancierd door een grote onderneming, heeft de ambitie om hét expertisecentrum te worden op het gebied van leren en ontwikkeling binnen de luchthaven- en luchtvaartsector. De groei verloopt snel, de resultaten zijn veelbelovend en de omzet is inmiddels verdrievoudigd ten opzichte van het budget.
Waarom bij hen aansluiten?
* Het is een start-up, dus je kan meewerken aan de ontwikkeling van het bedrijf en ideeën aanbrengen.
* Je ontmoet elk dag de directeur die jouw collega is, zo weet je zeker dat jouw ideeën worden gehoord.
* Je werkt in de luchtvaartsector, die gericht is op diversiteit en multiculturaliteit.
* Het bedrijf groeit, dus jouw rol en verantwoordelijkheden zullen evolueren. Het bedrijf lanceert meerdere ambitieuze projecten waaraan jij zult bijdragen.
* Je werk is gevarieerd, dus je zal je niet vervelen.
Waarom hebben we jou nodig?
De persoon die deze rol eerder vervulde, is intern doorgegroeid naar een andere functie. Zij blijft je collega en zal je in de beginperiode begeleiden, zodat je snel je weg vindt binnen het team en de organisatie.
Waarom kiezen voor deze functie?
Je krijgt de kans om een sleutelrol te spelen in de groei van een innovatief opleidingscentrum. Dit is een ideale functie voor iemand die zowel administratief sterk is als graag in contact staat met mensen. Je werkt nauw samen met trainers, klanten en deelnemers, terwijl je ook verantwoordelijk bent voor een vlotte administratieve en logistieke werking.
Wat zijn jouw taken en verantwoordelijkheden:
Als Training & Office Coördinator speel je een centrale rol in het beheer van opleidingen en de dagelijkse werking van het kantoor. Je takenpakket is breed en omvat zowel administratieve als organisatorische verantwoordelijkheden.
Kantoormanagement & Administratie
* Beheren en up-to-date houden van de database en trainingsgegevens.
* Opstellen en beheren van certificaten.
* Bijhouden van een nauwkeurige database van klanten en leveranciers, inclusief contactgegevens.
* Ondersteunen van de efficiënte operationele werking van het kantoor.
Opleidingsbeheer & Training administratie
* Registreren en opvolgen van trainingsactiviteiten, aanwezigheid, evaluatieformulieren en de voortgang van deelnemers.
* Beheren van de trainingsdatabases binnen het Learning Management System (LMS) en opvolgen van certificeringen.
* Coördineren en beheren van onlinetrainingen.
* Regelmatig contact onderhouden met trainers.
* Ondersteuning bieden bij de organisatie van trainingen.
* Zorg dragen voor evaluatieformulieren en aanwezigheidsregisters.
* Afronden van alle administratieve taken rond trainingen en rapportages opmaken voor de Training Manager.
Logistiek & Faciliteitenbeheer
* Zorgen voor de beschikbaarheid en correcte werking van lesmateriaal, uitrusting en instructeursvoorzieningen.
* Beheren en onderhouden van interne trainingsfaciliteiten en apparatuur.
* Bestellen en voorbereiden van leermiddelen en materialen.
* Beheren van het leerplatform: gebruikersbeheer en eerstelijnsondersteuning.
* Coördineren van catering en afstemming met de traiteur voor trainingen en evenementen.
Communicatie & Relatiebeheer
* Opbouwen en onderhouden van frequente contacten met klanten en deelnemers, zowel commercieel als operationeel.
* Begeleiden van deelnemers en opvolgen van hun ontwikkeling, met terugkoppeling naar hun werkgever.
* Verzamelen van feedback van trainers en deelnemers na elke trainingssessie om de kwaliteit te verbeteren.
Met wie?
Je werkt in een team van 7 personen onder leiding van de Algemeen Manager. Het team bestaat uit Team Support, met de Facility Officer, de externe receptiedienst en de Financieel Directeur. Team Development omvat 4 personen die zich richten op het ontwikkelen van klassieke en digitale trainingen. Team Coordination bestaat uit Lesly, Julie, Suzy en de Directrice, verantwoordelijk voor het coördineren van opleidingen en business development.
Jouw profiel:
* Je hebt minstens 1 jaar ervaring in een administratieve functie, als onthaalmedewerker of in een Customer Care-rol.
* Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands (70% van de klanten zijn Nederlandstalig) en een goede kennis van het Frans. Engels is een groot pluspunt.
* Je bent vlot met MS Office, Google-toepassingen en leert gemakkelijk nieuwe software, zoals een Learning Management System (LMS).
* Je bent methodisch, georganiseerd en sterk in timemanagement.
* Je hebt een ondernemersmentaliteit en neemt graag initiatief. Je werkt in een start-upomgeving zonder uitgebreide ondersteunende diensten, wat zorgt voor een gevarieerd takenpakket.
* Je hebt sterke communicatie- en luistervaardigheden, bent sociaal vaardig en een echte teamspeler.
Onze klant bied je:
* Een vast contract aan voor onbepaalde duur.
* Een voltijdse betrekking (40 uur per week) met 12 ADV-dagen per jaar, boven op de wettelijke feestdagen.
* Je ontvangt een competitief salaris, aangevuld met verschillende voordelen zoals eco-cheques, maaltijdcheques, hospitalisatie- en groepsverzekering. Terugbetaling van je transportkosten.
* Telewerk is op termijn mogelijk, gemiddeld 2 dagen per week, afhankelijk van de prioriteiten en geplande opleidingen. Flexibiliteit is dus belangrijk.